Lương giám đốc công ty TNHH MTV có được trừ?

Kết luận nhanh về lương giám đốc công ty TNHH MTV

Việc lương giám đốc công ty TNHH một thành viên được trừ hay không phụ thuộc trước hết vào chủ sở hữu là cá nhân hay tổ chức và người giữ chức giám đốc có đồng thời là chủ sở hữu hay không.

Trường hợp	Kế toán	Thuế TNDN	Thuế TNCN
Giám đốc đồng thời là cá nhân sở hữu công ty TNHH MTV	Xem xét ghi nhận theo bản chất khoản chi và chế độ kế toán	Tiền lương, tiền công của chính chủ sở hữu không được trừ	Không tính vào thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công theo quy định áp dụng cho chủ công ty TNHH MTV do cá nhân làm chủ
Giám đốc được cá nhân sở hữu công ty thuê	Ghi nhận chi phí nếu có nghĩa vụ trả lương thực tế và đủ chứng từ	Có thể được trừ nếu phục vụ kinh doanh, thực tế phát sinh và đủ hồ sơ	Thuộc diện tính, khấu trừ và quyết toán thuế TNCN theo quy định
Công ty TNHH MTV do tổ chức làm chủ sở hữu, giám đốc là cá nhân được bổ nhiệm hoặc thuê	Ghi nhận theo hợp đồng, quyết định và thực tế phát sinh	Không thuộc trường hợp bị loại chỉ vì là giám đốc; vẫn phải đáp ứng điều kiện chung	Xử lý như thu nhập của cá nhân làm công, quản lý hoặc điều hành

Điểm dễ nhầm nhất là công ty có thể hạch toán một khoản vào chi phí nhưng khoản đó vẫn bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Vì vậy, kế toán không nên đồng nhất “đã hạch toán” với “được trừ khi quyết toán thuế”.

Phải xác định đúng chủ sở hữu và tư cách giám đốc

Công ty TNHH MTV do cá nhân làm chủ

Nếu một cá nhân đứng tên sở hữu toàn bộ vốn điều lệ và đồng thời giữ chức giám đốc, khoản lương trả cho người này thuộc trường hợp đặc thù. Theo quy định về chi phí được trừ, tiền lương, tiền công của chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Việc công ty lập hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định trả lương hoặc chuyển tiền qua ngân hàng không làm thay đổi bản chất người nhận vẫn là chủ sở hữu. Hồ sơ đầy đủ không thể biến một khoản bị pháp luật loại trừ rõ ràng thành chi phí được trừ.

Cá nhân làm chủ nhưng thuê người khác làm giám đốc

Giám đốc được thuê không phải là chủ sở hữu công ty. Tiền lương, tiền thưởng và lợi ích trả cho người này được xem xét theo điều kiện chung đối với chi phí nhân sự.

Khoản chi có thể được trừ nếu có liên quan đến hoạt động kinh doanh, có căn cứ xác định quyền hưởng, thực tế phát sinh, được thanh toán đúng quy định và có hồ sơ chứng minh. Cơ quan thuế vẫn có thể loại chi phí nếu hợp đồng chỉ mang tính hình thức, không chứng minh được công việc hoặc khoản tiền chưa được chi trả theo thời hạn luật thuế yêu cầu.

Công ty TNHH MTV do một tổ chức làm chủ

Trong trường hợp chủ sở hữu là doanh nghiệp hoặc tổ chức khác, giám đốc là một cá nhân được bổ nhiệm hoặc thuê không đồng nghĩa với “chủ công ty TNHH MTV do cá nhân làm chủ”. Vì vậy, tiền lương của giám đốc không tự động bị loại theo quy định dành cho cá nhân sở hữu công ty.

Doanh nghiệp cần kiểm tra quyết định bổ nhiệm, hợp đồng, cơ chế trả lương và bên thực tế chịu chi phí. Nếu giám đốc đồng thời là người đại diện phần vốn của tổ chức chủ sở hữu, hồ sơ phải làm rõ tiền lương do công ty con hay tổ chức chủ sở hữu trả để tránh ghi nhận trùng.

Xử lý chi phí tiền lương dưới góc độ kế toán

Kế toán phản ánh giao dịch theo bản chất kinh tế, nghĩa vụ thực tế và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. Việc một khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN không có nghĩa là kế toán phải xóa hoặc không ghi nhận khoản chi đã thực tế phát sinh.

Đối với lương chủ công ty TNHH MTV, kế toán cần phân biệt:

• Khoản tiền lương, tiền công đã được xác lập và phản ánh theo cơ chế quản trị của doanh nghiệp.
• Khoản chủ sở hữu rút tiền để sử dụng cho nhu cầu cá nhân.
• Khoản công ty thanh toán thay chi phí riêng của chủ sở hữu.
• Khoản hoàn trả tạm ứng hoặc thanh toán chi phí mà chủ sở hữu đã chi hộ công ty.

Không nên tự động đưa mọi khoản chuyển tiền cho chủ sở hữu vào chi phí tiền lương. Khoản rút vốn hoặc chi tiêu cá nhân phải được phản ánh đúng bản chất, không hợp thức hóa bằng bảng lương.

Nếu tiền lương của chủ sở hữu đã được ghi nhận hợp lệ về kế toán nhưng không được trừ về thuế, doanh nghiệp theo dõi riêng và điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế khi lập hồ sơ quyết toán TNDN. Cách xử lý này giúp số liệu sổ kế toán, báo cáo tài chính và tờ khai thuế có thể đối chiếu được.

Lương giám đốc được trừ khi tính thuế TNDN không?

Giám đốc đồng thời là chủ sở hữu cá nhân

Tiền lương, tiền công của cá nhân là chủ công ty TNHH MTV không được trừ khi tính thuế TNDN. Đây là trường hợp bị loại theo quy định riêng, không phụ thuộc việc người đó có trực tiếp điều hành công ty hay không.

Doanh nghiệp cũng cần thận trọng với các khoản mang bản chất tiền lương hoặc lợi ích cá nhân được đặt dưới tên gọi khác như phụ cấp quản lý, tiền thuê điều hành, hỗ trợ sinh hoạt hoặc khoản công ty thanh toán thay. Tên chứng từ không quyết định bản chất thuế của khoản chi.

Không phải mọi khoản thanh toán cho chủ sở hữu đều mặc nhiên bị loại. Nếu chủ sở hữu cung cấp cho công ty một giao dịch độc lập như cho thuê tài sản hoặc chuyển nhượng tài sản, khoản chi phải được đánh giá theo quy định riêng của giao dịch đó, bao gồm tính có thật, mức giá, chứng từ và nghĩa vụ thuế tương ứng. Không nên gộp các khoản này vào lương giám đốc.

Giám đốc được thuê hoặc được bổ nhiệm nhưng không phải chủ sở hữu cá nhân

Chi phí tiền lương giám đốc có thể được trừ khi đáp ứng đồng thời các nhóm điều kiện sau:

1. Người nhận thực tế đảm nhiệm công việc quản lý, điều hành hoặc công việc được giao.
2. Mức lương và quyền hưởng được quy định trong hợp đồng, quyết định bổ nhiệm, quy chế lương thưởng hoặc hồ sơ có giá trị tương đương.
3. Khoản chi liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
4. Có bảng tính lương, chứng từ thanh toán và tài liệu chứng minh công việc thực tế.
5. Doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ khấu trừ, kê khai thuế TNCN nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.
6. Khoản lương đã được thanh toán trong thời hạn quy định; nếu chưa thanh toán thì phải xem xét quy định về khoản trích lập quỹ dự phòng tiền lương đang có hiệu lực.

Riêng tiền thưởng hoặc khoản chi có tính chất thưởng, điều kiện hưởng và mức hưởng phải được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, quy chế thưởng hoặc văn bản phù hợp khác.

Khi rà soát quyết toán, doanh nghiệp nên đối chiếu lương giám đốc với các nhóm chi phí thường bị loại khi quyết toán thuế TNDN để tránh chỉ điều chỉnh tiền lương mà bỏ sót những khoản không đủ chứng từ khác.

Cách xử lý thuế TNCN đối với từng trường hợp

Thu nhập của giám đốc đồng thời là chủ sở hữu cá nhân

Tiền lương, tiền công của chủ công ty TNHH MTV do cá nhân làm chủ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công theo quy định hướng dẫn thuế TNCN áp dụng cho trường hợp này.

Cần lưu ý rằng “không tính vào thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công” không có nghĩa mọi khoản tiền chủ sở hữu nhận từ công ty đều không chịu thuế. Doanh nghiệp phải xác định đúng bản chất của từng khoản, chẳng hạn thu nhập từ chuyển nhượng vốn, cho thuê tài sản, chuyển nhượng tài sản hoặc giao dịch độc lập khác.

Khoản lợi ích công ty thanh toán cho nhu cầu riêng của chủ sở hữu cũng không nên mặc nhiên xử lý như một khoản lương được miễn thuế. Trước tiên phải xác định đây là chi phí của doanh nghiệp, khoản phải thu chủ sở hữu, phân phối lợi ích hay một loại thu nhập khác.

Thu nhập của giám đốc được thuê

Tiền lương, tiền công, tiền thưởng và lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền của giám đốc được thuê thuộc phạm vi xem xét tính thuế TNCN như đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Công ty cần xác định tình trạng cư trú, loại hợp đồng, thời gian làm việc và bản chất từng khoản lợi ích để áp dụng phương pháp khấu trừ phù hợp. Các khoản được miễn, không tính thuế hoặc bị giới hạn phải đáp ứng đúng điều kiện của quy định thuế TNCN đang có hiệu lực, không chỉ dựa vào tên gọi trong quy chế nội bộ.

Cuối năm hoặc khi chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp thực hiện quyết toán hoặc cấp chứng từ khấu trừ theo trường hợp thực tế và quy định tại thời điểm kê khai.

Hồ sơ cần chuẩn bị cho tiền lương và các khoản lợi ích

Đối với giám đốc được thuê, một bộ hồ sơ có khả năng giải trình thường bao gồm:

• Điều lệ công ty và tài liệu xác định mô hình quản trị.
• Quyết định của chủ sở hữu về việc bổ nhiệm hoặc thuê giám đốc.
• Hợp đồng lao động, hợp đồng thuê quản lý hoặc văn bản xác lập quyền và nghĩa vụ tương ứng.
• Quyết định lương, quy chế lương thưởng, quy chế tài chính và chính sách phúc lợi.
• Bảng chấm công, báo cáo điều hành, biên bản đánh giá công việc hoặc tài liệu chứng minh giám đốc thực tế làm việc.
• Bảng tính lương, bảng tính thưởng, bảng kê các khoản phụ cấp và lợi ích.
• Chứng từ thanh toán, phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi phù hợp với phương thức thanh toán thực tế.
• Hóa đơn, hợp đồng và chứng từ của khoản nhà ở, đi lại, bảo hiểm hoặc lợi ích do công ty thanh toán.
• Hồ sơ đăng ký thuế, khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế TNCN nếu phát sinh nghĩa vụ.
• Tài liệu đối chiếu công nợ tiền lương chưa thanh toán tại thời điểm cuối kỳ.

Hóa đơn có tên công ty chưa đủ để chứng minh một khoản lợi ích được trừ. Doanh nghiệp còn phải chứng minh quan hệ với hoạt động kinh doanh, đối tượng hưởng, căn cứ hưởng và việc thanh toán phù hợp. Nếu khoản lợi ích có thuế GTGT đầu vào, cần kiểm tra riêng điều kiện khấu trừ thuế GTGT, vì điều kiện khấu trừ GTGT không hoàn toàn giống điều kiện tính chi phí TNDN.

Những sai sót thường gặp khi quyết toán thuế

Lập hợp đồng lao động với chính chủ sở hữu để yêu cầu chi phí được trừ

Hợp đồng không làm thay đổi quy định loại trừ tiền lương của chủ công ty TNHH MTV do cá nhân làm chủ. Khi quyết toán, khoản này vẫn phải được theo dõi và điều chỉnh theo quy định thuế TNDN.

Không phân biệt công ty do cá nhân hay tổ chức sở hữu

Chỉ nhìn tên loại hình “TNHH một thành viên” rồi loại toàn bộ lương giám đốc là không chính xác. Kế toán phải kiểm tra giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ và hồ sơ chủ sở hữu.

Có bảng lương nhưng không chứng minh được công việc thực tế

Rủi ro thường phát sinh khi giám đốc được thuê chỉ đứng tên, không có tài liệu điều hành, không có quá trình thanh toán hoặc mức lương không phù hợp với thỏa thuận. Bảng lương tự lập không đủ thay thế cho hồ sơ về giao dịch thực tế.

Ghi nhận thưởng nhưng quy chế không nêu điều kiện và mức hưởng

Một quyết định thưởng ban hành sau khi đã kết thúc kỳ tính thuế có thể không đủ sức chứng minh nếu trước đó doanh nghiệp không có căn cứ xác định điều kiện hưởng. Chính sách nên được ban hành đúng thẩm quyền và áp dụng nhất quán.

Nhầm giữa xử lý kế toán và xử lý thuế

Khoản chi bị loại về thuế không nhất thiết phải xóa khỏi sổ kế toán. Ngược lại, việc đã ghi nhận trên sổ không chứng minh khoản chi được trừ. Doanh nghiệp cần lập bảng đối chiếu chênh lệch và lưu căn cứ điều chỉnh cùng hồ sơ quyết toán.

Doanh nghiệp nên xử lý thế nào trước khi kê khai?

Trước khi khóa sổ và quyết toán, doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự:

1. Xác định chủ sở hữu công ty là cá nhân hay tổ chức.
2. Xác định giám đốc là chủ sở hữu, người đại diện phần vốn hay người được thuê.
3. Phân loại riêng tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, phúc lợi và khoản chi tiêu cá nhân.
4. Đối chiếu từng khoản với hợp đồng, quyết định và quy chế nội bộ.
5. Kiểm tra chứng từ thanh toán và nghĩa vụ thuế TNCN.
6. Ghi nhận đúng theo kế toán, sau đó lập điều chỉnh thuế TNDN đối với khoản không được trừ.
7. Kiểm tra hiệu lực của văn bản pháp luật áp dụng cho đúng kỳ tính thuế trước khi nộp hồ sơ.

Căn cứ thường được dùng để rà soát vấn đề này gồm Luật Doanh nghiệp, quy định về chi phí được trừ tại Thông tư 78/2014/TT-BTC đã được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC, cùng quy định về thu nhập từ tiền lương tại Thông tư 111/2013/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung. Do chính sách thuế có thể tiếp tục thay đổi hoặc có quy định chuyển tiếp, doanh nghiệp phải kiểm tra tình trạng hiệu lực và văn bản thay thế tương ứng với kỳ tính thuế trước khi áp dụng.

Với doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Đà Nẵng, Huế, việc rà soát lương giám đốc nên thực hiện cùng quá trình làm sổ và quyết toán thay vì chờ cơ quan thuế kiểm tra. Một đơn vị dịch vụ kế toán Đà Nẵng hoặc dịch vụ kế toán Huế có thể hỗ trợ phân loại khoản chi, hoàn thiện hồ sơ khai báo thuế và đối chiếu chênh lệch giữa kế toán với thuế. Doanh nghiệp vẫn cần cung cấp hồ sơ thực tế; dịch vụ kế toán không thể hợp thức hóa khoản lương hoặc lợi ích không phát sinh thật.