Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, doanh nghiệp cần xử lý đồng thời ba vấn đề: chứng từ chứng minh việc trả hàng, hóa đơn điện tử và kỳ kê khai thuế GTGT. Không nên mặc định rằng mọi trường hợp đều phải khai bổ sung vào kỳ của hóa đơn bán ra ban đầu.

Điểm quan trọng là phải phân biệt hàng bị trả lại do giao dịch phát sinh sau khi bán với hóa đơn có sai sót ngay từ thời điểm lập. Hai trường hợp này có cách lập hóa đơn và xác định kỳ kê khai khác nhau.

Căn cứ pháp lý về hóa đơn hàng bán bị trả lại

Tại ngày xuất bản, việc xử lý hóa đơn và kê khai liên quan đến hàng bán bị trả lại cần đối chiếu các văn bản sau:

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, đặc biệt là Điều 47 về khai bổ sung hồ sơ khai thuế.
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 về hóa đơn, chứng từ.
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025, sửa đổi, bổ sung Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và có hiệu lực từ ngày 01/6/2025.
Thông tư số 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ; có hiệu lực từ ngày 01/6/2025.
Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP.
Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC hoặc chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC, tùy đối tượng áp dụng.

Do quy định về hóa đơn điện tử đã được sửa đổi từ ngày 01/6/2025, doanh nghiệp nên kiểm tra ngày thực tế phát sinh việc trả hàng thay vì chỉ nhìn ngày của hóa đơn bán ban đầu. Nội dung tổng quát về quy định kê khai thuế GTGT cũng cần được đối chiếu với phương pháp tính thuế và kỳ khai của từng người nộp thuế.

Ai lập hóa đơn khi người mua trả lại hàng?

Ảnh minh hoạ: Hàng bán bị trả lại kê khai thuế GTGT: Cách xử lý

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa thì người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Trường hợp hai bên có thỏa thuận người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng, người mua được lập hóa đơn giao cho người bán. Thỏa thuận về việc trả lại hàng và chủ thể lập hóa đơn nên được thể hiện bằng văn bản trước khi xuất hóa đơn.

Có thể xác định trách nhiệm như sau:

Tình huống	Chủ thể lập hóa đơn
Không có thỏa thuận riêng	Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm
Có thỏa thuận người mua xuất hóa đơn trả lại	Người mua lập hóa đơn giao người bán
Người mua là cá nhân, hộ hoặc tổ chức không sử dụng được hóa đơn cho giao dịch trả lại	Người bán lập hóa đơn điều chỉnh trên cơ sở hồ sơ trả hàng
Hóa đơn chỉ sai thông tin, không có việc trả hàng thực tế	Xử lý hóa đơn sai sót theo Điều 19, không áp dụng như hàng bán bị trả lại

Không nên yêu cầu cá nhân tiêu dùng xuất hóa đơn trả lại hàng nếu họ không thuộc đối tượng có thể lập hóa đơn. Trong trường hợp này, bên bán cần lập biên bản hoặc thỏa thuận trả hàng, nhận lại hàng và xuất hóa đơn điều chỉnh theo quy định.

Xử lý theo từng thời điểm phát hiện và trả hàng

Chưa lập hóa đơn và nghĩa vụ lập hóa đơn chưa phát sinh

Nếu đơn đặt hàng bị hủy trước khi giao hàng, quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng chưa được chuyển cho người mua và thời điểm lập hóa đơn chưa phát sinh, hai bên lập chứng từ hủy đơn hoặc điều chỉnh đơn hàng. Không có hóa đơn bán ra để điều chỉnh.

Tuy nhiên, nếu hàng đã được giao và thời điểm lập hóa đơn đã phát sinh theo Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì bên bán không được trì hoãn xuất hóa đơn chỉ vì người mua dự kiến trả hàng. Bên bán phải lập hóa đơn cho giao dịch bán, sau đó xử lý việc trả lại theo hồ sơ thực tế.

Đã lập hóa đơn nhưng chưa nộp tờ khai thuế

Hai bên vẫn phải lập hồ sơ trả hàng và hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn do người mua lập theo thỏa thuận. Bên bán không tự ý xóa hoặc hủy hóa đơn bán ban đầu nếu hóa đơn đó phản ánh đúng giao dịch tại thời điểm bán.

Khi lập tờ khai của kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp kê khai theo giá trị thực tế sau điều chỉnh. Cần lưu cả hóa đơn bán ban đầu và hóa đơn điều chỉnh để giải trình chuỗi giao dịch.

Đã lập hóa đơn và hai bên đã kê khai thuế

Nếu hóa đơn bán ban đầu hoàn toàn đúng nhưng sau đó người mua mới trả hàng, đây là sự kiện kinh tế phát sinh sau giao dịch bán. Hai bên lập chứng từ trả hàng và xử lý hóa đơn tại thời điểm trả lại; không mặc nhiên khai bổ sung kỳ bán hàng ban đầu.

Người bán kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Người mua kê khai giảm thuế GTGT đầu vào tại kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh. Nếu quá thời hạn nộp hồ sơ của chính kỳ điều chỉnh mới phát hiện bỏ sót, doanh nghiệp thực hiện khai bổ sung kỳ đã bỏ sót theo Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.

Hóa đơn đã sai ngay tại thời điểm lập

Nếu không có việc trả hàng thực tế mà hóa đơn sai mã số thuế, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế hoặc tổng tiền, doanh nghiệp phải xử lý theo quy định dành cho hóa đơn sai sót. Trường hợp này không được đổi tên thành “hàng bán bị trả lại” để kê khai vào kỳ hiện tại.

Đối với hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế do sai sót thuộc trường hợp phải khai lại kỳ gốc, bên bán và bên mua thực hiện theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi. Doanh nghiệp có thể đối chiếu thêm nguyên tắc khai bổ sung thuế GTGT trước khi sửa hồ sơ của kỳ đã nộp.

Việc trả hàng phát sinh trước ngày 01/6/2025

Chứng từ và hóa đơn đã được lập hợp lệ trước ngày 01/6/2025 không phải lập lại chỉ vì Nghị định số 70/2025/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực. Doanh nghiệp cần đối chiếu Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC áp dụng tại thời điểm xử lý.

Nếu việc trả hàng phát sinh trước ngày 01/6/2025 nhưng đến sau ngày này doanh nghiệp mới phát hiện chưa lập chứng từ hoặc hóa đơn, không nên tự động áp dụng hồi tố một cách máy móc. Cần kiểm tra ngày giao nhận thực tế, thỏa thuận giữa hai bên, trạng thái hóa đơn và hồ sơ khai thuế để xác định cách khắc phục.

Cách lập hóa đơn trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng

Trả lại toàn bộ hàng hóa

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho toàn bộ giá trị hàng hóa, doanh thu chưa có thuế và thuế GTGT của hóa đơn bán ban đầu. Nội dung hóa đơn cần thể hiện rõ việc điều chỉnh cho hóa đơn nào, gồm ký hiệu, số hóa đơn và ngày lập hóa đơn được điều chỉnh.

Giá trị điều chỉnh giảm được thể hiện bằng số âm theo quy định về hóa đơn điều chỉnh. Không lập hóa đơn mới như một giao dịch bán hàng độc lập nếu bản chất là người bán nhận lại hàng.

Trả lại một phần hàng hóa

Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi số lượng, giá tính thuế và tiền thuế tương ứng với phần hàng bị trả lại. Phần hàng người mua tiếp tục giữ nguyên không bị điều chỉnh.

Ví dụ, người mua nhận 100 sản phẩm nhưng trả lại 20 sản phẩm thì hóa đơn điều chỉnh chỉ phản ánh 20 sản phẩm. Không điều chỉnh giảm toàn bộ rồi xuất lại hóa đơn cho 80 sản phẩm còn giữ, trừ khi có căn cứ pháp lý khác phù hợp với bản chất giao dịch.

Đổi hàng làm thay đổi giá trị giao dịch

Nếu người mua đổi sang sản phẩm khác và giá trị giao dịch thay đổi, doanh nghiệp cần thể hiện đầy đủ phần hàng nhận lại và phần hàng giao thay thế. Cách lập chứng từ phải phản ánh đúng bản chất: điều chỉnh giảm đối với hàng nhận lại và lập hóa đơn cho phần hàng giao mới hoặc phần chênh lệch theo hồ sơ giao dịch thực tế.

Nếu đổi hàng cùng loại, cùng giá và không làm thay đổi giá trị thanh toán, doanh nghiệp vẫn nên lưu biên bản đổi hàng, phiếu xuất kho và phiếu nhập kho để chứng minh luồng hàng. Việc có phải điều chỉnh hóa đơn hay không cần căn cứ vào việc các thông tin bắt buộc trên hóa đơn ban đầu có còn phản ánh đúng giao dịch hay không.

Hàng bán bị trả lại kê khai thuế GTGT thế nào?

Đối với bên bán

Khi hàng bị trả lại sau một giao dịch bán hợp lệ, bên bán thực hiện:

Lập hoặc nhận hồ sơ xác nhận việc trả hàng.
Lập hóa đơn điều chỉnh giảm, trừ trường hợp đã thỏa thuận để người mua lập hóa đơn.
Kê khai giảm doanh thu tính thuế và thuế GTGT đầu ra trong kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
Ghi nhận hàng nhập lại kho nếu hàng thực tế đã được nhận lại và còn đủ điều kiện ghi nhận là hàng tồn kho.
Điều chỉnh công nợ hoặc hoàn lại tiền theo thỏa thuận.

Nếu hóa đơn điều chỉnh làm giảm số thuế GTGT phải nộp nhưng bị bỏ sót khỏi hồ sơ đã nộp, cách xử lý còn phụ thuộc thời điểm phát hiện và trạng thái nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp nên kiểm tra quy trình khai bổ sung làm giảm thuế GTGT phải nộp để tránh tự bù trừ sai kỳ.

Đối với bên mua

Bên mua cần:

Lập biên bản hoặc thỏa thuận trả hàng và bàn giao hàng cho người bán.
Nhận hóa đơn điều chỉnh của người bán hoặc lập hóa đơn theo thỏa thuận giữa hai bên.
Kê khai giảm thuế GTGT đầu vào tương ứng tại kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh.
Giảm giá trị hàng tồn kho, giá vốn hoặc chi phí tùy trạng thái của hàng tại thời điểm trả lại.
Điều chỉnh công nợ phải trả hoặc ghi nhận khoản tiền được hoàn.

Bên mua không được tiếp tục khấu trừ thuế GTGT đầu vào của phần hàng đã trả lại. Nếu hàng đã được sử dụng, xuất bán hoặc đưa vào chi phí trước khi trả, kế toán phải kiểm tra thêm ảnh hưởng đến hàng tồn kho, giá vốn và chi phí liên quan.

Khi nào phải khai bổ sung kỳ cũ?

Khai bổ sung thường đặt ra khi:

Hóa đơn ban đầu có sai sót ngay tại thời điểm lập và thuộc trường hợp phải điều chỉnh lại kỳ phát sinh hóa đơn sai.
Doanh nghiệp bỏ sót hóa đơn điều chỉnh trong kỳ lẽ ra phải kê khai.
Hồ sơ khai thuế đã nộp có số liệu không đúng so với hóa đơn và chứng từ hợp pháp.

Nếu giao dịch bán ban đầu đúng, sau đó khách hàng mới trả hàng do nguyên nhân thương mại, việc giảm doanh thu và thuế GTGT là sự kiện của thời điểm trả hàng. Đây không phải căn cứ duy nhất để sửa tờ khai kỳ bán ban đầu.

Điều chỉnh doanh thu và hạch toán hàng bán bị trả lại

Hóa đơn hàng bán bị trả lại ảnh hưởng đến cả thuế GTGT và doanh thu kế toán. Bên bán cần giảm doanh thu tương ứng với phần hàng nhận lại, giảm thuế GTGT đầu ra và xử lý giá vốn của hàng nhập lại kho nếu đáp ứng điều kiện ghi nhận.

Theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng, khoản hàng bán bị trả lại có thể được phản ánh trực tiếp giảm doanh thu hoặc qua tài khoản điều chỉnh doanh thu phù hợp với hệ thống tài khoản của đơn vị. Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư số 133/2016/TT-BTC không nên sao chép máy móc bút toán của doanh nghiệp áp dụng Thông tư số 200/2014/TT-BTC.

Về thuế thu nhập doanh nghiệp, chứng từ trả hàng có thể làm thay đổi doanh thu và chi phí tính thuế. Việc ghi nhận vào năm hiện tại hay khai bổ sung năm trước phụ thuộc bản chất giao dịch, thời điểm phát sinh nghĩa vụ trả hàng, chính sách kế toán và hồ sơ quyết toán đã nộp. Có thể tham khảo nguyên tắc về thời điểm ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN, nhưng cần đối chiếu riêng với hợp đồng và chứng từ của từng trường hợp.

Ví dụ kê khai hóa đơn trả lại hàng

Ví dụ 1: Trả lại toàn bộ sau khi hai bên đã kê khai

Giả sử tháng 7, Công ty A bán hàng cho Công ty B với giá chưa thuế 100 triệu đồng, thuế suất GTGT giả định 10%, tiền thuế 10 triệu đồng. Hóa đơn được lập đúng và cả hai bên đã kê khai.

Đến tháng 8, Công ty B trả lại toàn bộ hàng do không đạt điều kiện chất lượng theo hợp đồng. Hai bên lập biên bản trả hàng và Công ty A lập hóa đơn điều chỉnh giảm 100 triệu đồng doanh thu, giảm 10 triệu đồng thuế GTGT.

Cách xử lý:

Công ty A kê khai giảm doanh thu tính thuế và 10 triệu đồng thuế GTGT đầu ra trong kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
Công ty B kê khai giảm 10 triệu đồng thuế GTGT đầu vào trong kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh.
Hai bên không sửa kỳ tháng 7 chỉ vì việc trả hàng phát sinh trong tháng 8, vì hóa đơn tháng 7 phản ánh đúng giao dịch tại thời điểm bán.

Số liệu trên chỉ dùng để minh họa cách xử lý. Thuế suất thực tế phải căn cứ loại hàng hóa và chính sách thuế đang áp dụng tại thời điểm giao dịch.

Ví dụ 2: Chỉ trả lại một phần hàng

Công ty C bán 50 thiết bị cho Công ty D. Sau khi kiểm tra, Công ty D trả lại 5 thiết bị và giữ 45 thiết bị còn lại.

Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi giảm số lượng 5 thiết bị, giá chưa thuế và tiền thuế tương ứng. Công ty C kê khai giảm thuế GTGT đầu ra của 5 thiết bị; Công ty D kê khai giảm thuế GTGT đầu vào của cùng phần hàng đó. Giá trị của 45 thiết bị còn lại không thay đổi.

Ví dụ 3: Hóa đơn ghi sai số lượng, không có hàng trả lại

Công ty E thực tế chỉ giao 10 sản phẩm nhưng hóa đơn lại ghi 12 sản phẩm. Người mua không nhận rồi trả lại 2 sản phẩm; đây là lỗi lập hóa đơn ngay từ đầu.

Hai bên phải xử lý hóa đơn sai sót, không lập hồ sơ hàng bán bị trả lại cho 2 sản phẩm chưa từng được giao. Kỳ kê khai được xác định theo quy định dành cho hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế do sai sót.

Hồ sơ cần lưu khi trả lại hàng

Một bộ hồ sơ nên có các tài liệu phù hợp với giao dịch thực tế:

Hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc điều khoản về đổi, trả hàng.
Văn bản thỏa thuận hoặc biên bản xác nhận lý do, số lượng và giá trị hàng trả lại.
Biên bản giao nhận hàng trả lại.
Phiếu nhập kho của bên bán và phiếu xuất kho của bên mua.
Hóa đơn bán hàng ban đầu.
Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn do người mua lập theo thỏa thuận.
Chứng từ hoàn tiền, cấn trừ công nợ hoặc điều chỉnh thanh toán.
Tài liệu kiểm định, xác nhận lỗi hoặc trao đổi thương mại nếu lý do trả hàng liên quan đến chất lượng.

Pháp luật không bắt buộc mọi doanh nghiệp phải dùng cùng một mẫu biên bản trả hàng. Tuy nhiên, hồ sơ cần thể hiện được bên trả, bên nhận, hàng hóa, số lượng, lý do, thời điểm, hóa đơn liên quan và trách nhiệm thanh toán.

Những sai sót doanh nghiệp thường gặp

Tự ý hủy hóa đơn bán ra đã phản ánh đúng giao dịch thay vì lập hóa đơn điều chỉnh.
Yêu cầu cá nhân không có khả năng lập hóa đơn phải xuất hóa đơn trả lại hàng.
Điều chỉnh giảm toàn bộ hóa đơn trong khi người mua chỉ trả một phần.
Kê khai giảm thuế GTGT đầu ra nhưng bên mua không giảm thuế GTGT đầu vào.
Gộp việc trả hàng thực tế với việc sửa hóa đơn sai sót, dẫn đến chọn sai kỳ kê khai.
Chỉ lập phiếu nhập kho mà không xử lý hóa đơn và thuế.
Lập hóa đơn điều chỉnh nhưng không dẫn chiếu hóa đơn bán ban đầu.
Ghi số điều chỉnh giảm không đúng quy tắc thể hiện số âm.
Điều chỉnh doanh thu thuế GTGT nhưng bỏ quên ảnh hưởng đến hàng tồn kho, giá vốn, công nợ và thuế TNDN.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh tại Đà Nẵng hoặc Huế nên rà soát toàn bộ chuỗi chứng từ trước khi nộp tờ khai. Dịch vụ kế toán Đà Nẵng hoặc dịch vụ kế toán Huế có thể hỗ trợ kiểm tra hóa đơn, khai báo thuế và quyết toán thuế, nhưng đơn vị thực hiện vẫn cần được cung cấp đầy đủ chứng từ giao nhận và thỏa thuận trả hàng.

Câu hỏi thường gặp

Bên mua trả lại hàng có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?

Không phải mọi trường hợp đều do bên mua xuất hóa đơn. Theo quy định áp dụng từ ngày 01/6/2025, nguyên tắc là bên bán lập hóa đơn điều chỉnh. Bên mua chỉ lập hóa đơn trả lại nếu hai bên có thỏa thuận về việc này và bên mua có thể lập hóa đơn hợp pháp.

Có được xóa hóa đơn bán ban đầu khi khách trả hàng không?

Không, nếu hóa đơn ban đầu được lập đúng và giao dịch bán thực tế đã phát sinh. Hóa đơn đó phải được lưu cùng hóa đơn điều chỉnh và hồ sơ trả hàng. Chỉ xử lý hủy hoặc thay thế trong trường hợp có căn cứ tương ứng theo quy định về hóa đơn sai sót.

Trả hàng ở kỳ sau có phải khai bổ sung kỳ bán hàng không?

Thông thường không, nếu hóa đơn bán ban đầu đúng và việc trả hàng là sự kiện phát sinh sau đó. Người bán kê khai giảm tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh; người mua kê khai giảm tại kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh. Khai bổ sung được thực hiện nếu hồ sơ của kỳ phải kê khai đã bị sai hoặc bỏ sót.

Trả lại hàng nhưng chưa nhận tiền hoàn thì có điều chỉnh thuế không?

Thời điểm xử lý hóa đơn và thuế căn cứ vào giao dịch trả hàng cùng chứng từ liên quan, không chỉ phụ thuộc thời điểm hoàn tiền. Khoản tiền chưa hoàn được tiếp tục theo dõi là công nợ giữa hai bên.

Hộ kinh doanh mua hàng rồi trả lại xử lý thế nào?

Nếu hộ kinh doanh không thuộc trường hợp lập hóa đơn cho việc trả lại, bên bán lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên biên bản trả hàng và chứng từ nhận lại hàng. Nếu hai bên thỏa thuận hộ kinh doanh là bên lập hóa đơn thì phải kiểm tra hộ có đủ điều kiện sử dụng hóa đơn và lập hóa đơn cho giao dịch đó hay không.

Hóa đơn điều chỉnh làm giảm thuế nhưng kê khai muộn có bị xử phạt không?

Cần xem việc kê khai muộn có làm thiếu số thuế phải nộp, tăng số thuế được hoàn hoặc vi phạm thời hạn hồ sơ hay không. Doanh nghiệp phải khai bổ sung kỳ bị bỏ sót và tự xác định nghĩa vụ liên quan theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14; không thể kết luận mức xử lý nếu chưa có số liệu và hồ sơ cụ thể.