Doanh nghiệp không hoạt động không đồng nghĩa với việc đương nhiên được miễn báo cáo tài chính. Nghĩa vụ cụ thể phụ thuộc doanh nghiệp vẫn đang hoạt động về mặt pháp lý, không phát sinh doanh thu, hoàn toàn không có giao dịch hay đã đăng ký tạm ngừng đúng thủ tục và trong thời gian bao lâu.

Cần tách riêng hai vấn đề:

Lập và nộp báo cáo tài chính theo pháp luật kế toán.
Nộp tờ khai, hồ sơ quyết toán thuế theo pháp luật quản lý thuế.

Không nên dùng kết luận về tờ khai thuế để suy ra doanh nghiệp chắc chắn được miễn mọi nghĩa vụ báo cáo tài chính.

Kết luận theo từng trạng thái hoạt động

Trạng thái của doanh nghiệp	Báo cáo tài chính năm	Hồ sơ khai, quyết toán thuế
Vẫn hoạt động pháp lý nhưng không có doanh thu	Thông thường vẫn phải lập và nộp	Vẫn khai theo sắc thuế, phương pháp và kỳ khai áp dụng, trừ trường hợp được miễn theo quy định riêng
Vẫn hoạt động nhưng thực tế không có giao dịch	Thông thường vẫn phải lập và nộp	Không phát sinh số thuế không mặc nhiên đồng nghĩa được miễn tờ khai
Mới thành lập, chưa kinh doanh	Vẫn có kỳ kế toán kể từ ngày thành lập; cần xem điều kiện cộng kỳ kế toán đầu tiên	Xác định theo thời điểm thành lập, nghĩa vụ thuế và kỳ khai cụ thể
Tạm ngừng không trọn tháng, quý, năm dương lịch hoặc năm tài chính	Thường vẫn phải lập báo cáo cho kỳ có thời gian hoạt động	Vẫn phải nộp hồ sơ tháng, quý hoặc hồ sơ quyết toán năm tương ứng theo quy định
Tạm ngừng trọn năm dương lịch hoặc năm tài chính, đã đăng ký hợp lệ	Không phải gửi BCTC với tư cách tài liệu kèm hồ sơ quyết toán thuế được miễn; nghĩa vụ lập, lưu hoặc gửi cho nơi khác cần đối chiếu chế độ kế toán và giao dịch thực tế	Được miễn hồ sơ khai thuế trong thời gian tạm ngừng nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện

Bảng trên là nguyên tắc phân loại, không thay thế việc kiểm tra hồ sơ của từng doanh nghiệp. Chỉ cần thời gian tạm ngừng không bao phủ trọn kỳ hoặc vẫn phát sinh giao dịch phải hạch toán, kết luận có thể thay đổi.

Không có doanh thu vẫn có thể phải nộp báo cáo tài chính

Ảnh minh hoạ: Doanh nghiệp không hoạt động có phải nộp BCTC?

Điều 29 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định đơn vị kế toán phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm. Nghĩa vụ này không được xác định riêng theo tiêu chí có hay không có doanh thu.

Vì vậy, công ty không phát sinh doanh thu vẫn thường phải lập báo cáo tài chính nếu đang tồn tại ở trạng thái hoạt động. Báo cáo có thể vẫn phản ánh các khoản như:

Vốn góp hoặc nghĩa vụ góp vốn của chủ sở hữu.
Tiền mặt, số dư tài khoản ngân hàng.
Lệ phí, chi phí ngân hàng, chữ ký số, hóa đơn điện tử hoặc dịch vụ đã mua.
Chi phí thành lập, thuê địa điểm, tiền lương hoặc bảo hiểm nếu có.
Công nợ với thành viên góp vốn, nhà cung cấp hoặc bên liên quan.
Thuế, khoản phải nộp và các nghĩa vụ tài chính khác.

Do đó, “báo cáo tài chính không có doanh thu” không có nghĩa là được để trống toàn bộ chỉ tiêu hoặc ghi tất cả bằng không. Số liệu phải khớp với sổ kế toán, chứng từ, tài khoản ngân hàng và tình hình vốn thực tế.

Tương tự, không có doanh thu cũng chưa đủ để kết luận không phải kê khai thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp nên kiểm tra riêng trường hợp không có doanh thu có phải kê khai thuế GTGT theo phương pháp và kỳ khai đang áp dụng.

Doanh nghiệp không có giao dịch xử lý thế nào?

Một doanh nghiệp vẫn ở trạng thái hoạt động nhưng không có hóa đơn đầu ra, đầu vào hoặc dòng tiền trong kỳ thường vẫn là đơn vị kế toán đang tồn tại. Việc “không có giao dịch” chỉ ảnh hưởng đến số liệu trình bày, không tự động xóa nghĩa vụ lập báo cáo năm.

Trước khi lập báo cáo với số liệu ít hoặc bằng không, cần kiểm tra tối thiểu:

Doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ hay chưa.
Có tài khoản ngân hàng và phát sinh phí quản lý tài khoản hay không.
Có mua chữ ký số, hóa đơn điện tử, dịch vụ thành lập hoặc thuê địa chỉ không.
Có lao động, tiền lương, bảo hiểm hoặc khoản tạm ứng nào không.
Có công nợ với chủ sở hữu, người quản lý hoặc nhà cung cấp không.
Có tài sản, công cụ, chi phí trả trước hoặc nghĩa vụ thuế chuyển từ kỳ trước không.

Nếu những khoản này tồn tại, doanh nghiệp không thể coi là hoàn toàn không phát sinh nghiệp vụ kế toán. Báo cáo tài chính phải được lập từ sổ sách và chứng từ, không nên nộp một bộ báo cáo “trắng” chỉ vì chưa bán hàng.

Đã đăng ký tạm ngừng có phải nộp báo cáo tài chính?

Khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh theo Điều 4 của Nghị định này không phải nộp hồ sơ khai thuế trong thời gian tạm ngừng. Ngoại lệ là trường hợp tạm ngừng không trọn tháng, quý, năm dương lịch hoặc năm tài chính thì vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế tháng, quý và hồ sơ quyết toán năm tương ứng.

Tạm ngừng trọn năm dương lịch hoặc năm tài chính

Nếu doanh nghiệp đã đăng ký tạm ngừng hợp lệ và thời gian tạm ngừng bao phủ trọn kỳ, doanh nghiệp có thể thuộc trường hợp không phải nộp hồ sơ khai thuế, bao gồm hồ sơ quyết toán năm. Khi báo cáo tài chính là thành phần đi kèm hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo Điều 43 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, doanh nghiệp không phải gửi báo cáo này với tư cách tài liệu kèm một hồ sơ quyết toán được miễn.

Tuy nhiên, quy định miễn hồ sơ khai thuế không nên được diễn giải thành miễn toàn bộ công việc kế toán trong mọi trường hợp. Doanh nghiệp vẫn cần xem xét:

Trong thời gian tạm ngừng có thanh toán nợ, thu nợ hoặc phát sinh chi phí không.
Có nghĩa vụ lập, lưu báo cáo theo Luật Kế toán hay không.
Có phải gửi báo cáo cho cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thống kê hoặc đơn vị nhận báo cáo khác không.
Thời gian tạm ngừng có thực sự bao phủ trọn năm tài chính đang áp dụng không.

Tạm ngừng không trọn kỳ

Nếu doanh nghiệp hoạt động một phần năm rồi mới tạm ngừng hoặc hết thời hạn tạm ngừng trước khi năm kết thúc, doanh nghiệp vẫn phải xử lý sổ sách cho phần thời gian có hoạt động và thực hiện nghĩa vụ báo cáo, quyết toán tương ứng.

Ví dụ, doanh nghiệp tạm ngừng từ giữa năm không thể lấy lý do cuối năm đang tạm ngừng để bỏ toàn bộ báo cáo của những tháng đã hoạt động. Trước khi kết luận, nên kiểm tra ngày bắt đầu, ngày kết thúc tạm ngừng và cách xác định kỳ tài chính. Nội dung tạm ngừng kinh doanh có phải nộp báo cáo thuế cần được áp dụng theo đúng phạm vi thời gian này.

Doanh nghiệp mới thành lập chưa hoạt động có phải nộp BCTC?

Doanh nghiệp mới chưa hoạt động nhưng đã được thành lập không mặc nhiên được miễn báo cáo tài chính. Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không phải từ ngày xuất hóa đơn đầu tiên hay ngày có doanh thu.

Khoản 4 Điều 12 Luật Kế toán cho phép kỳ kế toán năm đầu tiên có thời gian dưới 90 ngày được cộng với kỳ kế toán năm tiếp theo; tổng thời gian của hai kỳ không được vượt quá 15 tháng. Đây là trường hợp cần áp dụng đúng điều kiện, đồng thời phải kiểm tra cách xử lý kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp để tránh nhầm giữa kỳ kế toán và kỳ tính thuế.

Nếu không áp dụng việc cộng kỳ hoặc không đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính cho kỳ đầu tiên dù chưa có hoạt động bán hàng. Báo cáo vẫn phải phản ánh trung thực vốn, tiền, chi phí thành lập, công nợ và các nghiệp vụ đã phát sinh.

Phân biệt báo cáo tài chính với tờ khai thuế

Báo cáo tài chính và tờ khai thuế có liên quan nhưng không phải là một loại hồ sơ.

Báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính được lập theo Luật Kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng, phổ biến là Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung. Thành phần và mẫu biểu phải theo đúng chế độ kế toán, không lựa chọn tùy ý theo việc có doanh thu hay không.

Thời hạn nộp cũng cần xác định theo loại hình và chế độ kế toán. Điều 109 Thông tư 200 và Điều 80 Thông tư 133 có quy định thời hạn khác nhau đối với một số nhóm doanh nghiệp, vì vậy không nên dùng một mốc chung khi chưa xác định chế độ áp dụng.

Tờ khai và hồ sơ quyết toán thuế

Tờ khai thuế được xác định theo từng sắc thuế, kỳ khai và phương pháp kê khai. Doanh nghiệp không có số thuế phải nộp vẫn có thể phải nộp tờ khai đúng hạn nếu không thuộc trường hợp được miễn.

Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp là hồ sơ thuế năm. Báo cáo tài chính thường là một thành phần đi kèm hồ sơ này, nhưng điều đó không làm hai loại tài liệu trở thành một. Khi sử dụng dịch vụ khai báo thuế doanh nghiệp, doanh nghiệp nên yêu cầu đối chiếu đồng thời tờ khai, sổ kế toán và báo cáo tài chính để tránh số liệu không thống nhất.

Hồ sơ cần kiểm tra trước khi kết luận

Để xác định doanh nghiệp không hoạt động có phải nộp báo cáo tài chính hay không, cần kiểm tra theo thứ tự:

Trạng thái pháp lý: đang hoạt động, tạm ngừng hay đã chấm dứt hoạt động.
Hồ sơ tạm ngừng: đã đăng ký hợp lệ chưa, thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể.
Kỳ kế toán: theo năm dương lịch hay năm tài chính khác.
Phạm vi tạm ngừng: có bao phủ trọn tháng, quý và năm tương ứng không.
Giao dịch thực tế: hóa đơn, ngân hàng, vốn góp, công nợ, tiền lương và các chi phí duy trì.
Chế độ kế toán: áp dụng Thông tư 200, Thông tư 133 hay chế độ phù hợp khác.
Các tờ khai đang quản lý: thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp và nghĩa vụ liên quan.
Thông báo của cơ quan thuế: có yêu cầu bổ sung, cảnh báo chậm nộp hoặc sai khác dữ liệu hay không.

Các căn cứ chính cần đối chiếu theo phiên bản còn hiệu lực tại kỳ báo cáo gồm Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Thông tư 80/2021/TT-BTC và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.

Hỗ trợ kế toán và quyết toán thuế tại Đà Nẵng, Huế

Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường gặp rủi ro khi đánh đồng “không doanh thu”, “không giao dịch” và “đã tạm ngừng”. Mỗi trạng thái dẫn đến cách xử lý sổ sách, tờ khai và hồ sơ quyết toán khác nhau.

Dịch vụ kế toán Đà Nẵng và dịch vụ kế toán Huế có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát trạng thái pháp lý, phục hồi sổ sách, đối chiếu tờ khai và xác định báo cáo còn thiếu. Với doanh nghiệp đã có dữ liệu kế toán nhưng chưa hoàn thiện hồ sơ năm, dịch vụ lập báo cáo tài chính tại Đà Nẵng có thể được sử dụng để kiểm tra chứng từ, cân đối số liệu và chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

Doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ giấy đăng ký kinh doanh, thông báo tạm ngừng, sao kê ngân hàng, hóa đơn, chứng từ vốn góp và các tờ khai đã nộp. Chỉ sau khi đối chiếu những tài liệu này mới có thể kết luận chính xác nghĩa vụ khai báo thuế, lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế cho từng kỳ.