Câu trả lời phụ thuộc vào doanh nghiệp tạm ngừng trọn kỳ kê khai hay giữa kỳ, có tạm ngừng trọn năm tài chính hay không và trong thời gian đó có được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn hay không.
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh được miễn nộp hồ sơ khai thuế trong thời gian tạm ngừng. Tuy nhiên, nếu thời gian tạm ngừng không trọn tháng, quý, năm dương lịch hoặc năm tài chính thì vẫn phải nộp hồ sơ tương ứng với kỳ không được tạm ngừng trọn vẹn.
Vì vậy, không nên áp dụng kết luận chung rằng cứ tạm ngừng kinh doanh là không phải kê khai thuế. Doanh nghiệp cần đối chiếu chính xác ngày bắt đầu, ngày kết thúc tạm ngừng và chu kỳ kê khai thuế GTGT đang áp dụng.
Tạm ngừng kinh doanh có phải nộp tờ khai thuế?
Có thể xác định nhanh theo nguyên tắc sau:
- Tạm ngừng trọn tháng: người khai thuế theo tháng không phải nộp hồ sơ khai thuế của tháng tạm ngừng trọn vẹn.
- Tạm ngừng giữa tháng: người khai theo tháng vẫn phải nộp hồ sơ của tháng đó.
- Tạm ngừng trọn quý: người khai thuế theo quý không phải nộp hồ sơ của quý tạm ngừng trọn vẹn.
- Tạm ngừng giữa quý hoặc hoạt động lại giữa quý: vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế của quý có phát sinh thời gian hoạt động.
- Tạm ngừng trọn năm dương lịch hoặc trọn năm tài chính: về nghĩa vụ với cơ quan thuế, người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế năm và hồ sơ quyết toán năm tương ứng, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện tạm ngừng.
- Chỉ tạm ngừng một phần của năm: vẫn phải lập hồ sơ quyết toán thuế năm; doanh nghiệp thuộc diện lập báo cáo tài chính phải xử lý báo cáo cho toàn bộ năm tài chính.
Việc được miễn nộp hồ sơ trong kỳ tạm ngừng không làm mất các khoản thuế còn nợ, tiền chậm nộp, tiền phạt hoặc nghĩa vụ phát sinh trước ngày tạm ngừng. Doanh nghiệp cũng phải tiếp tục chấp hành quyết định kiểm tra, thanh tra, cưỡng chế hoặc thông báo của cơ quan quản lý thuế theo khoản 3 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
Căn cứ pháp lý về nghĩa vụ thuế khi tạm ngừng
Các quy định chính cần đối chiếu gồm:
- Khoản 1 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP: quy định về hồ sơ khai thuế trong thời gian tạm ngừng hoạt động, kinh doanh.
- Khoản 2 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP: quy định việc sử dụng hóa đơn trong thời gian tạm ngừng và trường hợp được cơ quan thuế chấp thuận tiếp tục sử dụng hóa đơn.
- Điều 44 Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14: quy định thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo tháng, quý và hồ sơ quyết toán năm.
- Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP: quy định các trường hợp ngừng sử dụng và tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
- Điều 206 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14: quy định doanh nghiệp phải thông báo việc tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo.
- Luật Kế toán 88/2015/QH13 và chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp: là căn cứ xác định trách nhiệm lập, ký, lưu trữ và cung cấp báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp nên lưu giấy xác nhận hoặc thông tin điện tử thể hiện thời gian tạm ngừng đã được cơ quan đăng ký kinh doanh ghi nhận. Việc chỉ ngừng giao dịch thực tế, đóng cửa văn phòng hoặc không phát sinh doanh thu không đồng nghĩa với việc đã hoàn thành thủ tục tạm ngừng hợp pháp.
Bảng xác định hồ sơ phải nộp theo từng tình huống
| Tình huống | Khai thuế tháng hoặc quý | Quyết toán thuế năm | Báo cáo tài chính gửi cùng hồ sơ thuế | Hóa đơn |
|---|---|---|---|---|
| Tạm ngừng trọn tháng, doanh nghiệp khai theo tháng | Không nộp hồ sơ của tháng tạm ngừng trọn vẹn | Vẫn nộp nếu không ngừng trọn năm | Vẫn xử lý theo nghĩa vụ của năm | Không sử dụng, trừ trường hợp được chấp thuận |
| Tạm ngừng giữa tháng | Phải nộp hồ sơ của tháng đó | Phải nộp | Phải xử lý cho năm tài chính | Hóa đơn chỉ được sử dụng đúng điều kiện pháp luật |
| Tạm ngừng trọn quý, doanh nghiệp khai theo quý | Không nộp hồ sơ của quý tạm ngừng trọn vẹn | Vẫn nộp nếu chỉ ngừng một phần năm | Phải xử lý cho năm tài chính | Không sử dụng, trừ trường hợp được chấp thuận |
| Tạm ngừng hoặc hoạt động lại giữa quý | Phải nộp hồ sơ của quý có thời gian hoạt động | Phải nộp | Phải xử lý cho năm tài chính | Kiểm tra trạng thái hóa đơn trước khi lập |
| Tạm ngừng trọn năm dương lịch và trọn năm tài chính | Không nộp hồ sơ của các kỳ được tạm ngừng trọn vẹn | Không phải nộp hồ sơ quyết toán năm theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP | Không gửi như thành phần của hồ sơ quyết toán thuế; vẫn phải kiểm tra nghĩa vụ kế toán và cơ quan nhận khác | Không sử dụng trong thời gian tạm ngừng |
| Hoạt động lại sớm hơn thời hạn đã đăng ký | Kê khai kỳ có ngày hoạt động trở lại | Phải nộp nếu năm đó không còn là năm tạm ngừng trọn vẹn | Phải xử lý cho toàn bộ năm tài chính | Chỉ sử dụng sau khi đủ điều kiện tiếp tục sử dụng |
| Được cơ quan thuế chấp thuận dùng hóa đơn khi đang tạm ngừng | Phải khai và nộp thuế đối với giao dịch liên quan | Tổng hợp vào hồ sơ năm khi thuộc diện quyết toán | Ghi nhận đầy đủ trong sổ kế toán | Lập hóa đơn đúng nội dung được chấp thuận |
Bảng trên áp dụng theo nguyên tắc chung. Hồ sơ thực tế còn phụ thuộc loại thuế, phương pháp khai thuế, hoạt động xuất nhập khẩu, tình trạng lao động và việc doanh nghiệp có phát sinh giao dịch đặc biệt trong thời gian tạm ngừng hay không. Trước khi nộp, có thể đối chiếu danh mục hồ sơ khai thuế cần chuẩn bị để tránh thiếu tờ khai hoặc phụ lục.
Tạm ngừng kinh doanh có nộp báo cáo tài chính không?
Cần phân biệt hai việc: lập báo cáo tài chính theo pháp luật kế toán và nộp báo cáo tài chính trong hồ sơ thuế.
Tạm ngừng trọn năm tài chính
Nếu doanh nghiệp tạm ngừng trọn năm dương lịch hoặc năm tài chính, khoản 1 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP cho phép không nộp hồ sơ khai thuế và hồ sơ quyết toán năm tương ứng. Khi báo cáo tài chính là thành phần của hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp không phải gửi báo cáo đó cho cơ quan thuế theo bộ hồ sơ quyết toán được miễn.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải bảo quản chứng từ, sổ kế toán và kiểm tra trách nhiệm lập hoặc cung cấp báo cáo cho cơ quan khác theo Luật Kế toán, chế độ kế toán áp dụng và yêu cầu quản trị nội bộ. Không nên hiểu việc miễn hồ sơ thuế là được phép hủy hoặc không lưu trữ dữ liệu kế toán.
Tạm ngừng một phần năm tài chính
Nếu doanh nghiệp có hoạt động dù chỉ trong một phần của năm tài chính, doanh nghiệp vẫn phải khóa sổ, xác định doanh thu, chi phí, công nợ, tài sản và thực hiện lập báo cáo tài chính cho cả năm.
Báo cáo không chỉ phản ánh thời gian có doanh thu. Các khoản khấu hao, phân bổ, lãi vay, chênh lệch tỷ giá, chi phí nhân sự, công nợ và nghĩa vụ phát sinh hợp pháp trong năm cũng cần được xem xét theo chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng.
Hộ kinh doanh có phải nộp báo cáo tài chính không?
Hộ kinh doanh không lập báo cáo tài chính doanh nghiệp như công ty cổ phần hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn. Nghĩa vụ của hộ phụ thuộc phương pháp quản lý thuế, sổ kế toán, hóa đơn và doanh thu thực tế. Chủ hộ nên kiểm tra riêng hồ sơ khai thuế hộ kinh doanh, thay vì áp dụng máy móc quy định về báo cáo tài chính doanh nghiệp.
Có được sử dụng hóa đơn trong thời gian tạm ngừng?
Khoản 2 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định người nộp thuế trong thời gian tạm ngừng không được sử dụng hóa đơn. Trường hợp được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn theo quy định pháp luật về hóa đơn thì người nộp thuế phải khai thuế, nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ liên quan đến hóa đơn phát sinh.
Doanh nghiệp cần lưu ý:
- Không lập hóa đơn mới chỉ vì hợp đồng được ký trước ngày tạm ngừng; phải xác định đúng thời điểm lập hóa đơn theo bản chất giao dịch.
- Không lùi ngày hoặc ghi sai ngày hóa đơn để đưa giao dịch vào kỳ trước khi tạm ngừng.
- Hóa đơn đã lập trước ngày tạm ngừng vẫn phải được hạch toán và kê khai trong kỳ tương ứng nếu thuộc diện khai thuế.
- Nếu cần xuất hóa đơn trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp phải kiểm tra thủ tục và sự chấp thuận của cơ quan thuế trước khi thực hiện.
- Khi hoạt động trở lại, cần kiểm tra trạng thái sử dụng hóa đơn điện tử, chữ ký số và tài khoản trên hệ thống trước khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
Doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu còn phải xem xét riêng tờ khai hải quan, thuế nhập khẩu, thuế GTGT khâu nhập khẩu và các lô hàng đang làm thủ tục; việc tạm ngừng đăng ký kinh doanh không tự động hoàn tất những nghĩa vụ này.
Cách xử lý khi tạm ngừng hoặc hoạt động lại giữa kỳ
Trường hợp kê khai theo quý
Ví dụ doanh nghiệp tạm ngừng từ giữa quý II đến hết quý III:
- Quý II không phải là quý tạm ngừng trọn vẹn nên doanh nghiệp vẫn nộp hồ sơ khai thuế quý II.
- Quý III là quý tạm ngừng trọn vẹn nên được miễn hồ sơ khai thuế quý III, nếu không thuộc trường hợp được phép sử dụng hóa đơn hoặc có nghĩa vụ đặc biệt khác.
- Cuối năm, do doanh nghiệp không tạm ngừng trọn năm nên vẫn phải quyết toán thuế năm và xử lý báo cáo tài chính.
Nếu doanh nghiệp hoạt động trở lại vào giữa quý III, quý III trở thành kỳ có thời gian hoạt động và phải được kê khai theo quy định.
Trường hợp kê khai theo tháng
Nếu ngày bắt đầu tạm ngừng nằm giữa tháng, doanh nghiệp vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế của tháng đó. Chỉ các tháng nằm hoàn toàn trong thời gian tạm ngừng mới thuộc diện không phải nộp hồ sơ định kỳ.
Thời hạn nộp hồ sơ khi vẫn phải kê khai
Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14:
- Hồ sơ khai thuế tháng chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Hồ sơ khai thuế quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.
- Hồ sơ quyết toán thuế năm chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
Đối với thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp chỉ phát sinh nghĩa vụ khai theo điều kiện thực tế về chi trả thu nhập và khấu trừ thuế. Không nên mặc định mọi doanh nghiệp tạm ngừng giữa kỳ đều phải nộp cùng một bộ tờ khai.
Checklist khai thuế khi hoạt động trở lại
Trước ngày tiếp tục kinh doanh, doanh nghiệp nên thực hiện lần lượt các việc sau:
- [ ] Thông báo tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã đăng ký theo Điều 206 Luật Doanh nghiệp nếu hoạt động lại sớm.
- [ ] Kiểm tra trạng thái pháp lý của doanh nghiệp, mã số thuế và đơn vị phụ thuộc.
- [ ] Xác định ngày hoạt động trở lại thuộc tháng hoặc quý kê khai nào.
- [ ] Kiểm tra phương pháp khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý.
- [ ] Kiểm tra trạng thái hóa đơn điện tử và điều kiện tiếp tục sử dụng hóa đơn.
- [ ] Gia hạn hoặc khôi phục chữ ký số, tài khoản thuế điện tử và tài khoản ngân hàng phục vụ nộp thuế.
- [ ] Đối chiếu hóa đơn đầu vào, đầu ra, hàng tồn kho, tiền mặt, tiền gửi và công nợ tại ngày hoạt động lại.
- [ ] Rà soát hợp đồng đã ký, hàng hóa đã giao, dịch vụ đã hoàn thành và khoản tiền đã thu trong thời gian tạm ngừng.
- [ ] Xác định nghĩa vụ thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và các khoản thuế chuyên ngành nếu có.
- [ ] Kiểm tra hồ sơ lao động, tiền lương, khấu trừ thuế TNCN và nghĩa vụ bảo hiểm khi tuyển dụng lại nhân sự.
- [ ] Kiểm tra nợ thuế, tiền chậm nộp, thông báo hoặc quyết định còn hiệu lực của cơ quan thuế.
- [ ] Lập lịch nộp tờ khai của kỳ có ngày hoạt động trở lại, không đợi đến kỳ tiếp theo mới xử lý.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Đà Nẵng, Huế có thể sử dụng dịch vụ kế toán để rà soát đồng thời dữ liệu thuế, hóa đơn và sổ sách trước khi mở lại hoạt động. Nếu hồ sơ nhiều kỳ chưa được đối chiếu, hỗ trợ khai thuế theo tình trạng thực tế sẽ phù hợp hơn việc tự nộp tờ khai số liệu bằng không.
Lưu ý dành cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh
Không phát sinh doanh thu chưa chắc được miễn tờ khai
Doanh nghiệp không có doanh thu nhưng chưa đăng ký tạm ngừng hợp lệ vẫn phải thực hiện nghĩa vụ khai thuế theo quy định, trừ trường hợp pháp luật của từng sắc thuế quy định không phải nộp hồ sơ. Khái niệm không phát sinh doanh thu không đồng nhất với tạm ngừng kinh doanh.
Tạm ngừng không xóa nợ thuế
Các khoản thuế, tiền phạt và tiền chậm nộp đã phát sinh trước thời gian tạm ngừng vẫn được theo dõi. Cơ quan thuế có thể tiếp tục áp dụng biện pháp quản lý hoặc cưỡng chế theo quyết định đang có hiệu lực.
Lệ phí môn bài cần kiểm tra riêng
Theo khoản 5 Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP, người đang hoạt động có thể không phải nộp lệ phí môn bài của năm tạm ngừng nếu đáp ứng đồng thời điều kiện về thời điểm gửi văn bản tạm ngừng và chưa nộp lệ phí của năm đó. Nếu không đáp ứng điều kiện, lệ phí môn bài có thể vẫn phải nộp cho cả năm.
Mỗi sắc thuế cần được rà soát riêng
Ngoài thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể còn nghĩa vụ về thuế TNCN, nhà thầu, tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên, bảo vệ môi trường hoặc thuế liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu. Các doanh nghiệp tại Đà Nẵng và Huế nên cung cấp đầy đủ thông tin về ngành nghề, hóa đơn, lao động và hợp đồng để dịch vụ kế toán xác định đúng hồ sơ cần khai, quyết toán thuế và thời hạn tương ứng.
Câu hỏi thường gặp
Tạm ngừng trọn một quý nhưng không trọn năm có phải quyết toán thuế không?
Có. Doanh nghiệp được miễn hồ sơ khai thuế của quý tạm ngừng trọn vẹn nhưng vẫn phải nộp hồ sơ quyết toán năm vì không tạm ngừng trọn năm dương lịch hoặc năm tài chính.
Tạm ngừng giữa kỳ kê khai thuế có được nộp tờ khai bằng không không?
Doanh nghiệp vẫn phải nộp hồ sơ của kỳ không tạm ngừng trọn vẹn, nhưng số liệu phải dựa trên giao dịch và nghĩa vụ thực tế. Không nên mặc định nộp tờ khai bằng không nếu đã có hóa đơn, doanh thu, tiền lương, khấu trừ thuế hoặc nghiệp vụ cần kê khai.
Hoạt động lại giữa quý thì khai thuế từ quý sau được không?
Không. Nếu doanh nghiệp hoạt động lại giữa quý, quý đó là kỳ có thời gian hoạt động. Doanh nghiệp phải kê khai theo thời hạn của quý, dù chỉ hoạt động trong một phần kỳ.
Có phải nộp báo cáo tài chính khi tạm ngừng sáu tháng không?
Có, nếu sáu tháng tạm ngừng chỉ là một phần của năm tài chính. Doanh nghiệp vẫn phải xử lý sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế năm theo quy định.
Trong thời gian tạm ngừng có được xuất một hóa đơn để thu hồi công nợ không?
Việc thu tiền của khoản công nợ cũ không phải lúc nào cũng làm phát sinh thời điểm lập hóa đơn mới. Nếu giao dịch thực sự yêu cầu lập hóa đơn trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp phải kiểm tra quy định về thời điểm lập hóa đơn và thủ tục được cơ quan thuế chấp thuận; không tự ý xuất hoặc lùi ngày hóa đơn.
Doanh nghiệp đã tạm ngừng có cần nộp tờ khai thuế TNCN không?
Cần xét doanh nghiệp có chi trả thu nhập và khấu trừ thuế trong kỳ hay không, đồng thời kỳ đó có được tạm ngừng trọn vẹn hay không. Nếu vẫn trả lương, thưởng hoặc khoản thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải rà soát nghĩa vụ khai và quyết toán TNCN theo quy định thay vì chỉ căn cứ trạng thái tạm ngừng.