Quyết toán thuế TNCN có hai nguồn thu nhập

Khi quyết toán thuế TNCN có hai nguồn thu nhập, người lao động cần xác định rõ loại hợp đồng, thời gian làm việc, cách khấu trừ thuế tại từng nơi và nhu cầu hoàn thuế. Không phải mọi trường hợp nhận tiền từ hai đơn vị đều bắt buộc tự quyết toán, nhưng cũng không thể mặc nhiên ủy quyền cho một doanh nghiệp quyết toán thay.

Nội dung dưới đây tập trung vào cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Trước khi lập hồ sơ, doanh nghiệp và người lao động cần đối chiếu Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Nghị định 91/2022/NĐ-CP, Thông tư 80/2021/TT-BTC, các quy định về thuế TNCN và văn bản sửa đổi hoặc thay thế đang có hiệu lực tại thời điểm nộp.

Hai nguồn thu nhập được hiểu như thế nào?

Hai nguồn thu nhập thường phát sinh khi một cá nhân nhận tiền lương, tiền công từ hai tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập trong cùng năm tính thuế. Một số tình huống phổ biến gồm:

• Làm việc theo hợp đồng lao động tại hai doanh nghiệp cùng lúc.
• Chuyển việc trong năm và nhận lương từ cả công ty cũ lẫn công ty mới.
• Có hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên tại một nơi, đồng thời nhận tiền công cộng tác, giảng dạy, tư vấn hoặc làm thời vụ tại nơi khác.
• Làm việc chính thức tại doanh nghiệp nhưng có thêm tiền lương do hộ kinh doanh hoặc cá nhân trả.
• Nhận thu nhập tại Việt Nam và thu nhập tiền lương từ nước ngoài trong cùng năm.

Không nên gộp mọi khoản tiền nhận được vào khái niệm này. Thu nhập từ kinh doanh, cho thuê tài sản, chuyển nhượng vốn hoặc chuyển nhượng bất động sản có cơ chế khai thuế riêng, không tự động cộng vào hồ sơ quyết toán tiền lương, tiền công.

Doanh nghiệp có tự cộng thu nhập từ nơi khác không?

Thông thường, mỗi đơn vị kê khai khoản thu nhập do chính đơn vị đó chi trả. Doanh nghiệp không tự thu thập và cộng tiền lương do một doanh nghiệp khác trả vào hồ sơ của mình, trừ trường hợp pháp luật có quy định xử lý riêng hoặc cá nhân thuộc diện được ủy quyền theo đúng điều kiện.

Vì vậy, người lao động phải cung cấp thông tin trung thực về các nguồn thu nhập để xác định mình được ủy quyền hay phải tự quyết toán.

Khi nào được ủy quyền quyết toán thuế TNCN?

Theo nguyên tắc đang được áp dụng, cá nhân có thể ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện tương ứng.

Chỉ có thu nhập theo hợp đồng tại một nơi

Cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên tại một tổ chức và thực tế còn làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức thực hiện quyết toán có thể thuộc diện ủy quyền, kể cả khi không làm đủ 12 tháng trong năm.

Trường hợp người lao động được điều chuyển do tổ chức cũ sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình hoặc thuộc trường hợp kế thừa nghĩa vụ theo quy định cần được kiểm tra riêng trên hồ sơ pháp lý của các đơn vị liên quan.

Có thêm thu nhập vãng lai tại nơi khác

Cá nhân có hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên tại một nơi vẫn có thể ủy quyền cho nơi đó nếu đồng thời đáp ứng các điều kiện đối với khoản thu nhập vãng lai, thường bao gồm:

• Thu nhập vãng lai ở nơi khác bình quân tháng trong năm không vượt mức quy định hiện hành.
• Khoản thu nhập này đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế theo tỷ lệ quy định.
• Cá nhân không yêu cầu quyết toán đối với phần thu nhập vãng lai đó.
• Cá nhân vẫn làm việc tại đơn vị được ủy quyền vào thời điểm quyết toán.

Theo quy định thường được áp dụng, ngưỡng thu nhập vãng lai là bình quân không quá 10 triệu đồng mỗi tháng và đã bị khấu trừ 10%. Do đây là điều kiện ảnh hưởng trực tiếp đến quyền ủy quyền, doanh nghiệp phải đối chiếu văn bản còn hiệu lực và chứng từ thực tế trước khi ký mẫu ủy quyền.

Không nên ủy quyền nếu chưa xác định rõ nguồn thu thứ hai

Nếu chưa biết khoản thu nhập thứ hai được khấu trừ theo biểu lũy tiến hay theo tỷ lệ, người lao động nên yêu cầu nơi trả thu nhập cung cấp bảng xác nhận. Việc ký ủy quyền khi không đủ điều kiện có thể dẫn đến phải điều chỉnh hồ sơ của cả cá nhân lẫn doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể thực hiện bước kiểm tra quyết toán thuế TNCN trước khi nộp để phát hiện trường hợp ủy quyền sai, giảm trừ trùng hoặc thiếu dữ liệu khấu trừ.

Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế?

Cá nhân thường không được ủy quyền và phải xem xét tự quyết toán khi thuộc một trong các tình huống sau:

• Có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại hai nơi và cả hai nơi đều khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
• Đồng thời ký hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên với hai đơn vị.
• Đã nghỉ việc tại đơn vị dự định ủy quyền trước thời điểm đơn vị lập quyết toán.
• Chuyển việc trong năm nhưng không thuộc trường hợp đơn vị mới được quyết toán thay theo quy định.
• Có thu nhập vãng lai nhưng không đáp ứng điều kiện về mức thu nhập, tỷ lệ khấu trừ hoặc cá nhân muốn quyết toán cả khoản này để đề nghị hoàn thuế.
• Có thu nhập tiền lương từ tổ chức nước ngoài hoặc nguồn thu ở nước ngoài cần tổng hợp tại Việt Nam.
• Phát hiện đã tính giảm trừ bản thân, người phụ thuộc hoặc khoản bảo hiểm không đúng tại các nơi trả thu nhập.

Cá nhân trực tiếp quyết toán khi có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa và muốn hoàn, bù trừ vào kỳ tiếp theo. Trường hợp số thuế phải nộp thêm sau quyết toán không vượt mức được miễn khai theo quy định hiện hành, hoặc có số thuế nộp thừa nhưng không yêu cầu hoàn hay bù trừ, cá nhân cần đối chiếu điều kiện miễn hồ sơ trước khi quyết định nộp.

Theo quy định quản lý thuế hiện hành, cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán không quá 50.000 đồng thuộc trường hợp được miễn khai và miễn nộp đối với phần phát sinh này. Mức tiền và điều kiện áp dụng phải được kiểm tra lại nếu hồ sơ được lập sau khi có văn bản sửa đổi.

Bảng xác định nhanh

Tình huống	Hướng xử lý thông thường
Một hợp đồng từ ba tháng trở lên, còn làm việc tại thời điểm quyết toán	Có thể ủy quyền nếu đáp ứng đủ điều kiện
Một nơi làm việc chính, nơi khác trả thu nhập vãng lai đã khấu trừ 10%	Có thể ủy quyền nếu khoản vãng lai đáp ứng ngưỡng và không yêu cầu quyết toán phần này
Hai hợp đồng từ ba tháng trở lên cùng tồn tại	Cá nhân thường phải tự quyết toán
Chuyển việc trong năm, không thuộc trường hợp điều chuyển hoặc kế thừa được pháp luật công nhận	Cá nhân thường phải tự quyết toán
Đã nghỉ tại tất cả nơi trả thu nhập trước thời điểm quyết toán	Không đủ điều kiện ủy quyền theo tiêu chí còn làm việc
Muốn hoàn phần thuế đã khấu trừ tại nguồn thu thứ hai	Cần tổng hợp hồ sơ để tự quyết toán

Bảng trên chỉ dùng để sàng lọc ban đầu. Kết luận cuối cùng phải dựa trên hợp đồng, thời điểm trả thu nhập, phương pháp khấu trừ và tình trạng làm việc thực tế.

Hồ sơ cần lấy từ từng nơi trả thu nhập

Để lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN có hai nguồn thu nhập, cá nhân nên thu thập tài liệu riêng từ từng đơn vị thay vì chỉ dựa vào số tiền thực nhận trong tài khoản ngân hàng.

Chứng từ cần yêu cầu ở nơi làm việc thứ nhất

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc dữ liệu chứng từ điện tử hợp lệ.
• Xác nhận tổng thu nhập chịu thuế, thu nhập tính thuế và số thuế đã khấu trừ trong năm.
• Bảng lương hoặc bảng tổng hợp thu nhập để đối chiếu.
• Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng và quyết định nghỉ việc nếu đã chấm dứt hợp đồng.
• Thông tin về các khoản bảo hiểm bắt buộc đã khấu trừ.
• Thông tin giảm trừ người phụ thuộc đã được đơn vị đăng ký và tính trong kỳ.

Chứng từ cần yêu cầu ở nơi trả thu nhập thứ hai

• Chứng từ khấu trừ thuế, trong đó thể hiện số thu nhập và số thuế đã khấu trừ.
• Xác nhận khoản tiền được trả theo hợp đồng lao động hay hợp đồng dịch vụ, cộng tác hoặc thời vụ.
• Thời gian phát sinh thu nhập và thời điểm thực tế chi trả.
• Phương pháp khấu trừ: biểu thuế lũy tiến từng phần hay khấu trừ theo tỷ lệ.
• Hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc tài liệu liên quan nếu cần làm rõ bản chất khoản chi trả.

Nếu nguồn thu thứ hai do hộ kinh doanh chi trả, cả hai bên cần xác định đúng trách nhiệm khấu trừ và kê khai. Nội dung về thuế TNCN khi hộ kinh doanh thuê lao động giúp phân biệt trường hợp trả lương thường xuyên với trả tiền công không theo hợp đồng dài hạn.

Giấy tờ cá nhân cần chuẩn bị

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN dành cho cá nhân trực tiếp quyết toán theo mẫu còn hiệu lực.
• Phụ lục kê khai người phụ thuộc nếu có phát sinh.
• Bản chụp hoặc dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế của từng nơi trả thu nhập.
• Tài liệu chứng minh khoản đóng bảo hiểm bắt buộc ở nước ngoài nếu thuộc trường hợp được trừ.
• Hồ sơ chứng minh khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo hoặc khuyến học nếu đề nghị tính giảm trừ.
• Hồ sơ đăng ký và chứng minh người phụ thuộc trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu.
• Thông tin tài khoản ngân hàng chính chủ nếu đề nghị hoàn thuế.
• Giấy tờ định danh và thông tin mã số thuế cá nhân.

Mẫu thường được sử dụng cho cá nhân trực tiếp quyết toán là 02/QTT-TNCN và phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN đối với người phụ thuộc. Mẫu ủy quyền thường là 08/UQ-QTT-TNCN. Tên mẫu, phiên bản tờ khai và thành phần hồ sơ phải được kiểm tra trên hệ thống thuế điện tử và phụ lục biểu mẫu đang có hiệu lực tại ngày lập hồ sơ.

Cách tự quyết toán thuế TNCN có hai nguồn thu nhập

Bước 1: Tổng hợp thu nhập theo thời điểm chi trả

Cá nhân lập bảng riêng cho từng nơi trả thu nhập, gồm tổng thu nhập, khoản được miễn nếu có, bảo hiểm được trừ, số tháng tính giảm trừ và thuế đã khấu trừ. Thu nhập tiền lương thường được xác định theo thời điểm tổ chức hoặc cá nhân thực tế trả tiền, không chỉ theo tháng ghi trên bảng lương.

Bước 2: Kiểm tra giảm trừ gia cảnh

Giảm trừ cho bản thân được tính theo quy định áp dụng cho năm quyết toán nhưng không được tính trùng tại hai nơi trong cùng thời gian. Mỗi người phụ thuộc cũng chỉ được tính giảm trừ một lần cho một người nộp thuế trong thời gian đủ điều kiện.

Nếu hai doanh nghiệp cùng tạm tính giảm trừ cho bản thân hoặc cùng ghi nhận một người phụ thuộc, cá nhân phải điều chỉnh khi tổng hợp quyết toán.

Bước 3: Đối chiếu số thuế đã khấu trừ

Số thuế được ghi nhận đã nộp phải có căn cứ từ chứng từ khấu trừ hoặc dữ liệu do tổ chức trả thu nhập kê khai. Không nên sử dụng số tiền ước tính từ bảng lương nếu chưa khớp với chứng từ.

Trường hợp dữ liệu điện tử và chứng từ do doanh nghiệp cấp khác nhau, cá nhân nên đề nghị đơn vị trả thu nhập kiểm tra tờ khai khấu trừ trước khi nộp hồ sơ quyết toán.

Bước 4: Xác định cơ quan thuế tiếp nhận

Nơi nộp hồ sơ phụ thuộc vào tình trạng làm việc, nơi đã tính giảm trừ gia cảnh, nguồn thu nhập và nơi cư trú của cá nhân. Người có thu nhập tại nhiều nơi không nên mặc định nộp tại cơ quan thuế quản lý công ty đang làm việc.

Cần đối chiếu quy định về địa điểm nộp hồ sơ trong Thông tư 80/2021/TT-BTC và văn bản sửa đổi còn hiệu lực. Nếu thông tin đăng ký thuế chưa cập nhật địa chỉ cư trú hoặc cơ quan thuế quản lý, nên hoàn thành việc điều chỉnh trước khi gửi hồ sơ.

Bước 5: Lập và gửi hồ sơ

Cá nhân có thể lập hồ sơ điện tử bằng tài khoản giao dịch thuế cá nhân nếu đáp ứng điều kiện sử dụng. Sau khi gửi, cần lưu thông báo tiếp nhận, thông báo chấp nhận và yêu cầu bổ sung nếu có.

Nếu phát sinh thuế phải nộp thêm, cần nộp đúng tiểu mục, cơ quan thuế và nội dung nghĩa vụ. Nếu đề nghị hoàn thuế, thông tin tài khoản nhận tiền phải thuộc người nộp thuế và khớp với hồ sơ định danh.

Bước 6: Lưu hồ sơ đối chiếu

Nên lưu tờ khai, phụ lục, chứng từ khấu trừ, bảng tổng hợp thu nhập, hợp đồng và thông báo của cơ quan thuế. Việc lưu theo từng năm giúp xử lý nhanh khi phải giải trình hoặc khai bổ sung.

Thời hạn quyết toán cần lưu ý

Đối với năm tính thuế theo năm dương lịch, thời hạn thông thường được xác định như sau:

• Tổ chức trả thu nhập quyết toán thay cho người lao động: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
• Cá nhân trực tiếp quyết toán: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ tư kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Nếu ngày cuối cùng trùng ngày nghỉ theo quy định, thời hạn được xử lý theo quy tắc của pháp luật về quản lý thuế. Cá nhân chỉ có số thuế nộp thừa và nộp hồ sơ để đề nghị hoàn thường không bị xử phạt hành vi chậm nộp hồ sơ quyết toán, nhưng nộp sớm sẽ thuận lợi hơn khi cần bổ sung chứng từ.

Do thời hạn có thể chịu ảnh hưởng bởi ngày nghỉ và văn bản gia hạn trong từng thời kỳ, không nên sử dụng lịch của năm trước để áp dụng tự động cho năm hiện tại.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và hộ kinh doanh

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm kê khai các khoản tiền lương, tiền công đã chi trả và số thuế đã khấu trừ theo quy định. Đơn vị chỉ xác nhận ủy quyền sau khi kiểm tra điều kiện của người lao động, không nên nhận ủy quyền theo danh sách mặc định.

Quy trình nội bộ nên có các bước:

1. Gửi biểu mẫu để người lao động khai báo nguồn thu nhập khác.
2. Phân loại người đủ điều kiện ủy quyền và người phải tự quyết toán.
3. Đối chiếu mã số thuế, giấy tờ định danh và người phụ thuộc.
4. Kiểm tra tổng thu nhập, bảo hiểm, giảm trừ và thuế đã khấu trừ.
5. Cấp chứng từ khấu trừ cho cá nhân tự quyết toán theo quy định.
6. Lưu giấy ủy quyền và tài liệu chứng minh điều kiện ủy quyền.

Doanh nghiệp tại Đà Nẵng và Huế có thể kết hợp rà soát TNCN với quy trình quyết toán thuế chung để tránh chênh lệch giữa bảng lương, sổ kế toán, tờ khai khấu trừ và hồ sơ bảo hiểm.

Sai sót thường gặp khi quyết toán

Ủy quyền dù đang có hai hợp đồng dài hạn

Nếu cá nhân đồng thời có hai hợp đồng lao động thuộc diện khấu trừ theo biểu lũy tiến, việc chọn một nơi để ủy quyền thường không phù hợp. Cá nhân cần tổng hợp cả hai nguồn để tự quyết toán.

Nhầm thu nhập vãng lai với hợp đồng lao động thứ hai

Không phải cứ nguồn thu thứ hai có giá trị nhỏ là thu nhập vãng lai đủ điều kiện loại khỏi phần quyết toán. Cần kiểm tra loại hợp đồng, cách khấu trừ và thời gian làm việc thực tế.

Chỉ lấy số thực nhận để kê khai

Số tiền vào tài khoản có thể đã trừ bảo hiểm, thuế, khoản tạm ứng hoặc nghĩa vụ khác. Hồ sơ phải căn cứ vào thu nhập chịu thuế và số thuế khấu trừ được đơn vị xác nhận.

Tính trùng giảm trừ gia cảnh

Việc hai đơn vị cùng tạm tính giảm trừ không có nghĩa cá nhân được hưởng hai lần. Sai sót này thường làm phát sinh thuế phải nộp thêm khi quyết toán.

Thiếu chứng từ từ công ty cũ

Người chuyển việc nên yêu cầu chứng từ ngay khi chấm dứt hợp đồng. Để đến sát hạn quyết toán mới liên hệ có thể làm chậm việc đối chiếu hoặc hoàn thuế.

Nộp sai cơ quan thuế

Địa điểm nộp không chỉ phụ thuộc nơi ở hiện tại. Cần kiểm tra nơi tính giảm trừ, đơn vị đang làm việc và dữ liệu đăng ký thuế trước khi gửi.

Câu hỏi thường gặp

Có hai nguồn thu nhập nhưng không phát sinh thuế phải nộp thêm thì có phải tự quyết toán không?

Nếu không có số thuế phải nộp thêm và cũng không yêu cầu hoàn hoặc bù trừ số thuế nộp thừa, cá nhân cần đối chiếu xem mình có thuộc diện phải nộp hồ sơ hay không. Không nên nộp chỉ vì có hai nguồn thu nhập, nhưng vẫn phải kiểm tra dữ liệu để tránh bỏ sót nghĩa vụ.

Đã bị khấu trừ 10% ở nơi thứ hai thì có được hoàn không?

Có thể được xem xét hoàn nếu sau khi tổng hợp thu nhập, giảm trừ và số thuế đã nộp, cá nhân có số thuế nộp thừa. Muốn quyết toán khoản này để đề nghị hoàn, cá nhân thường phải tự lập hồ sơ thay vì ủy quyền và bỏ qua phần thu nhập vãng lai.

Công ty cũ không cấp chứng từ khấu trừ thì xử lý thế nào?

Cá nhân nên gửi yêu cầu bằng phương thức có thể lưu vết, đồng thời đối chiếu dữ liệu thuế điện tử. Nếu đơn vị đã chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc không hợp tác, cần liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn dựa trên hồ sơ thực tế; không tự tạo hoặc sửa chứng từ.

Có thể ủy quyền cho công ty mới sau khi chuyển việc không?

Chỉ được ủy quyền nếu đáp ứng điều kiện theo quy định, bao gồm các trường hợp điều chuyển hoặc kế thừa nghĩa vụ được pháp luật công nhận. Việc tự nghỉ công ty cũ rồi ký hợp đồng với công ty mới không mặc nhiên làm phát sinh quyền ủy quyền cho công ty mới đối với toàn bộ thu nhập trong năm.

Doanh nghiệp có phải quyết toán phần thu nhập người lao động nhận ở nơi khác không?

Thông thường không. Doanh nghiệp kê khai khoản do mình chi trả và chỉ quyết toán thay trong phạm vi pháp luật cho phép. Người lao động có trách nhiệm tự tổng hợp các nguồn thu nếu thuộc diện trực tiếp quyết toán.

Với hồ sơ có nhiều nguồn trả thu nhập, yếu tố quan trọng nhất là phân loại đúng từng khoản trước khi chọn ủy quyền hay tự quyết toán. Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh tại Đà Nẵng hoặc Huế nếu không có bộ phận chuyên trách có thể sử dụng dịch vụ kế toán, khai báo thuế và quyết toán thuế để rà soát hợp đồng, chứng từ khấu trừ, người phụ thuộc và nghĩa vụ của từng bên trước hạn nộp.