Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán phải được xác định theo loại tài liệu, mục đích sử dụng và quy định chuyên ngành, không thể mặc định toàn bộ hồ sơ đều lưu trong cùng một khoảng thời gian.

Theo khung pháp luật kế toán hiện hành, các mốc thường gặp là tối thiểu 5 năm, tối thiểu 10 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn. Đây là thời hạn tối thiểu; doanh nghiệp có thể lưu lâu hơn nếu cần phục vụ quản trị, kiểm tra thuế, giải quyết tranh chấp hoặc đáp ứng quy định chuyên ngành.

Thời hạn lưu trữ không giống nhau cho mọi tài liệu

Muốn xác định đúng thời hạn, doanh nghiệp cần trả lời ba câu hỏi:

Tài liệu có được dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính không?
Tài liệu có thuộc hồ sơ đầu tư, tài sản, thành lập, tổ chức lại, thanh tra, kiểm tra hoặc quyết toán không?
Tài liệu có giá trị đặc biệt về lịch sử, kinh tế, an ninh hoặc quốc phòng không?

Tên gọi của tài liệu không phải căn cứ duy nhất. Cùng là phiếu, bảng kê hoặc hồ sơ nội bộ nhưng thời hạn có thể khác nhau tùy cách tài liệu được sử dụng trong hệ thống kế toán.

Ví dụ, một chứng từ dùng trực tiếp để hạch toán doanh thu, chi phí, công nợ hoặc tài sản thường thuộc nhóm lưu tối thiểu 10 năm. Ngược lại, tài liệu chỉ phục vụ điều hành nội bộ và không trực tiếp dùng để ghi sổ, lập báo cáo tài chính có thể thuộc nhóm tối thiểu 5 năm.

Căn cứ pháp lý cần đối chiếu

Ảnh minh hoạ: Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo từng loại

Các văn bản chính liên quan đến lưu trữ tài liệu kế toán gồm:

Luật Kế toán số 88/2015/QH13, đặc biệt là quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, quy định chi tiết về loại tài liệu, thời hạn và thời điểm bắt đầu tính thời hạn lưu trữ.
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, đối với việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử.
Các quy định chuyên ngành khác nếu hồ sơ liên quan đến đầu tư, xây dựng, ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán, tài sản công hoặc lĩnh vực có yêu cầu lưu trữ riêng.

Do văn bản có thể được sửa đổi theo từng thời kỳ, doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng hiệu lực trước khi ban hành quy chế nội bộ. Có thể đối chiếu nội dung trong chuyên mục Luật kế toán và cập nhật thêm văn bản tại thư viện luật doanh nghiệp.

Phân loại thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Nhóm lưu tối thiểu 5 năm

Nhóm này gồm tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành nhưng không trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Khi phân loại, không nên chỉ dựa vào tên hồ sơ. Bộ phận kế toán cần kiểm tra tài liệu có phải căn cứ hạch toán, đối chiếu số liệu hoặc lập báo cáo hay không. Nếu tài liệu đã được sử dụng trực tiếp cho các công việc này, cần cân nhắc xếp vào nhóm tối thiểu 10 năm.

Nhóm lưu tối thiểu 10 năm

Đây là nhóm phổ biến trong hoạt động lưu trữ sổ sách kế toán của doanh nghiệp, thường bao gồm:

Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính.
Bảng kê, bảng tổng hợp, bảng phân bổ và tài liệu đối chiếu liên quan đến số liệu kế toán.
Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và các sổ theo dõi bắt buộc.
Báo cáo tài chính tháng, quý, năm và báo cáo quyết toán theo quy định.
Hồ sơ kiểm kê, đánh giá tài sản, thanh lý hoặc nhượng bán tài sản cố định.
Hồ sơ liên quan đến đầu tư, quyết toán dự án và các tài liệu kế toán của dự án hoàn thành.
Hồ sơ kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản đơn vị.
Tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và kiểm tra nội bộ.
Những tài liệu kế toán khác không thuộc nhóm 5 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn.

Mốc 10 năm là thời hạn tối thiểu, không đồng nghĩa doanh nghiệp bắt buộc phải tiêu hủy ngay khi hết hạn.

Nhóm lưu trữ vĩnh viễn

Tài liệu kế toán có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, lịch sử, an ninh hoặc quốc phòng có thể phải lưu trữ vĩnh viễn.

Đối với cơ quan nhà nước, việc xác định còn phải tuân thủ pháp luật về lưu trữ và quy định của cơ quan có thẩm quyền. Đối với doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu đơn vị phải xem xét tính chất, giá trị lâu dài của tài liệu để quyết định và chịu trách nhiệm về việc phân loại.

Không nên hiểu rằng mọi báo cáo tài chính năm đều phải lưu vĩnh viễn. Thông thường, báo cáo tài chính thuộc nhóm tối thiểu 10 năm; chỉ tài liệu có giá trị đặc biệt theo quy định hoặc quyết định hợp lệ mới thuộc nhóm vĩnh viễn.

Thời hạn lưu hóa đơn và chứng từ thuế

Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ liên quan thường là căn cứ trực tiếp để ghi nhận doanh thu, chi phí, thuế phải nộp hoặc thuế được khấu trừ. Vì vậy, trong phần lớn trường hợp phục vụ kế toán, hóa đơn và bộ chứng từ đi kèm được lưu tối thiểu 10 năm.

Tuy nhiên, thời hạn lưu hóa đơn chứng từ vẫn cần được xác định theo từng hồ sơ. Một bộ chứng từ có thể bao gồm hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, hóa đơn, chứng từ thanh toán và tài liệu quyết toán. Nếu một thành phần chịu quy định chuyên ngành dài hơn, doanh nghiệp nên áp dụng thời hạn dài hơn cho cả bộ hồ sơ để tránh làm mất căn cứ đối chiếu.

Thời hạn lưu trữ cũng không phải lúc nào được tính từ ngày ghi trên hóa đơn. Theo từng nhóm, thời điểm tính có thể gắn với cuối kỳ kế toán năm, thời điểm hoàn thành công việc, thời điểm báo cáo quyết toán dự án được phê duyệt hoặc thời điểm hoàn tất thủ tục tổ chức lại doanh nghiệp.

Hóa đơn đã được cơ quan thuế tiếp nhận dữ liệu không có nghĩa doanh nghiệp được miễn nghĩa vụ lưu trữ. Khi thực hiện khai báo thuế hoặc quyết toán thuế, đơn vị vẫn phải bảo đảm hồ sơ có thể tra cứu, xuất trình và đối chiếu.

Cách lưu chứng từ kế toán điện tử

Lưu chứng từ kế toán điện tử không chỉ là tải tệp về máy tính. Hệ thống lưu trữ cần duy trì được tính toàn vẹn, bảo mật, khả năng truy cập và khả năng sử dụng trong suốt thời hạn phải lưu.

Doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp sau:

Lưu tệp gốc và dữ liệu thể hiện đầy đủ nội dung của chứng từ điện tử.
Bảo toàn thông tin về thời điểm lập, người ký, chữ ký điện tử và lịch sử xử lý nếu hệ thống có ghi nhận.
Đặt tên tệp thống nhất theo kỳ kế toán, loại chứng từ và số chứng từ.
Phân quyền người được xem, tải, sửa cấu trúc thư mục hoặc thực hiện sao lưu.
Sao lưu dữ liệu tại ít nhất một môi trường độc lập với hệ thống đang sử dụng.
Kiểm tra định kỳ khả năng mở tệp, tìm kiếm, tải xuống và chuyển đổi định dạng đọc được.
Bảo đảm có thể in hoặc xuất trình dữ liệu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Ghi nhận việc chuyển đổi hệ thống phần mềm để tránh mất dữ liệu, chữ ký hoặc thông tin liên kết giữa chứng từ và bút toán.

Chứng từ điện tử đáp ứng điều kiện pháp luật có giá trị sử dụng theo hình thức điện tử; không nên tự động in toàn bộ chỉ để lưu kho giấy. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải bảo đảm khả năng truy cập trong cả thời hạn lưu trữ. Việc sử dụng dịch vụ thuế điện tử hoặc phần mềm của bên thứ ba không làm chuyển toàn bộ trách nhiệm lưu trữ khỏi doanh nghiệp.

Nếu hệ thống lưu trữ phụ thuộc nhà cung cấp, hợp đồng cần làm rõ quyền tải dữ liệu, định dạng bàn giao, thời gian hỗ trợ sau khi chấm dứt dịch vụ và phương án khôi phục bản sao lưu.

Cách lập danh mục lưu trữ kế toán

Một danh mục rõ ràng giúp tránh tình trạng lưu tất cả vô thời hạn hoặc tiêu hủy nhầm hồ sơ chưa hết thời hạn. Doanh nghiệp có thể lập danh mục theo các bước sau.

Bước 1: Kiểm kê toàn bộ nguồn tài liệu

Rà soát chứng từ giấy, email, phần mềm kế toán, hệ thống hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng, phần mềm bán hàng, kho dữ liệu nội bộ và hồ sơ do đơn vị dịch vụ đang giữ.

Bước 2: Chia theo nhóm nghiệp vụ

Có thể chia thành tiền mặt, ngân hàng, mua hàng, bán hàng, tiền lương, thuế, tài sản cố định, công nợ, kho, báo cáo tài chính, quyết toán thuế, hồ sơ đầu tư và hồ sơ pháp lý doanh nghiệp.

Bước 3: Xác định vai trò của từng tài liệu

Đánh dấu tài liệu nào trực tiếp dùng để ghi sổ hoặc lập báo cáo; tài liệu nào chỉ dùng cho quản trị; tài liệu nào thuộc hồ sơ đặc thù. Đây là bước quyết định mốc 5 năm, 10 năm, vĩnh viễn hoặc thời hạn khác theo luật chuyên ngành.

Bước 4: Lập bảng danh mục

Mỗi dòng trong danh mục nên có:

Mã hồ sơ và tên loại tài liệu.
Kỳ kế toán hoặc khoảng thời gian phát sinh.
Bộ phận chịu trách nhiệm.
Hình thức lưu: giấy, điện tử hoặc kết hợp.
Căn cứ pháp lý áp dụng.
Thời hạn lưu trữ tối thiểu.
Thời điểm bắt đầu tính thời hạn.
Vị trí kho hoặc đường dẫn hệ thống.
Người có quyền truy cập.
Trạng thái hồ sơ: đang sử dụng, đã khóa, đang tranh chấp hoặc chờ tiêu hủy.

Bước 5: Đối chiếu định kỳ

Cuối mỗi kỳ kế toán năm, doanh nghiệp nên kiểm tra danh mục với sổ kế toán và báo cáo tài chính. Hồ sơ thiếu phải được truy tìm, sao lưu hoặc xử lý ngay. Nếu phát hiện thất lạc, cần lập biên bản và thực hiện quy trình xử lý mất chứng từ kế toán thay vì tự tạo lại tài liệu không có căn cứ.

Khi nào được tiêu hủy tài liệu kế toán

Tài liệu hết thời hạn lưu trữ không nên bị xóa hoặc hủy tự động. Trước khi tiêu hủy, đơn vị cần kiểm tra:

Hồ sơ đã thực sự hết thời hạn theo đúng thời điểm bắt đầu tính hay chưa.
Tài liệu có đang phục vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán, khiếu nại, tố tụng hoặc tranh chấp không.
Có yêu cầu lưu dài hơn từ pháp luật chuyên ngành, hợp đồng hoặc cơ quan có thẩm quyền không.
Bản điện tử và bản giấy có thuộc cùng một bộ hồ sơ hay không.
Việc tiêu hủy đã được người có thẩm quyền quyết định và lập đầy đủ danh mục, biên bản theo quy định chưa.

Với dữ liệu điện tử, tiêu hủy cần bao gồm cả bản sao nằm trong thư mục dùng chung, thiết bị lưu trữ và môi trường sao lưu đến hạn. Tuy nhiên, không được xóa dữ liệu đang bị khóa để phục vụ kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp.

Lưu ý cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh

Doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh thường gặp rủi ro khi chứng từ nằm rải rác giữa phần mềm, email, tài khoản hóa đơn điện tử và hồ sơ do nhiều người quản lý. Cách an toàn là xây dựng một danh mục thống nhất, quy định người chịu trách nhiệm và thực hiện bàn giao bằng biên bản khi thay đổi nhân sự hoặc đơn vị kế toán.

Khi thuê dịch vụ kế toán Đà Nẵng hoặc dịch vụ kế toán Huế, doanh nghiệp nên yêu cầu hợp đồng nêu rõ phạm vi lưu trữ, lịch bàn giao, quyền sở hữu dữ liệu, định dạng tệp và trách nhiệm hỗ trợ khi khai báo thuế, quyết toán thuế. Đơn vị sử dụng dịch vụ vẫn cần giữ quyền truy cập và bản sao độc lập của hồ sơ quan trọng.

Nguyên tắc cần nhớ là: phân loại trước, xác định căn cứ pháp lý, tính đúng thời điểm bắt đầu và chỉ tiêu hủy sau khi đã kiểm tra toàn bộ nghĩa vụ liên quan. Cách làm này phù hợp hơn việc áp dụng một mốc thời gian duy nhất cho mọi chứng từ, sổ kế toán và báo cáo.