Sửa sai sổ kế toán sau khi khóa sổ không đơn thuần là xóa bút toán cũ rồi nhập lại. Doanh nghiệp phải xác định sai ở chứng từ, tài khoản, kỳ kế toán hay báo cáo; đồng thời xem lỗi được phát hiện trước hay sau khi báo cáo tài chính đã nộp. Cách xử lý phải bảo đảm số liệu đúng nhưng vẫn giữ được dấu vết của nội dung đã ghi sai.

Căn cứ pháp lý về sửa sai sổ kế toán

Các quy định chính cần đối chiếu gồm:

Điều 27 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, đã được sửa đổi, bổ sung, quy định về sửa chữa sổ kế toán. Đây là căn cứ trực tiếp cho ba phương pháp sửa sổ và cách xử lý khi phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp.
Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán.
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, đặc biệt Điều 47 về khai bổ sung hồ sơ khai thuế, áp dụng khi sai sót kế toán làm thay đổi tờ khai hoặc nghĩa vụ thuế.
Nghị định số 126/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế.
Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 29, ban hành kèm Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC và được hướng dẫn tại Thông tư số 20/2006/TT-BTC, là căn cứ xem xét điều chỉnh hồi tố đối với sai sót trọng yếu của các kỳ trước khi chuẩn mực này áp dụng cho đơn vị.
Chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng cho kỳ có sai sót, chẳng hạn Thông tư số 133/2016/TT-BTC đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Với đơn vị áp dụng chế độ kế toán khác hoặc đang trong giai đoạn chuyển đổi văn bản, cần đối chiếu quy định có hiệu lực cho đúng kỳ báo cáo.

Theo Điều 27 Luật Kế toán, khi phát hiện sổ có sai sót, đơn vị không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu đã ghi. Nếu sổ được ghi bằng phương tiện điện tử, việc sửa sai phải thực hiện theo phương pháp lập chứng từ điều chỉnh và ghi số chênh lệch.

Phân loại sai sót trước khi điều chỉnh

Ảnh minh hoạ: Sửa sai sổ kế toán sau khi khóa sổ: Cách xử lý

Trước khi lập bút toán sửa sai sổ kế toán, nên phân loại lỗi theo bốn tiêu chí sau.

Sai ở chứng từ hay chỉ sai khi ghi sổ?

Nếu chứng từ gốc đúng nhưng kế toán hạch toán nhầm tài khoản, nhầm số tiền hoặc ghi trùng, có thể xử lý ở cấp độ sổ kế toán. Nếu hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ gốc sai thì phải xử lý chứng từ theo quy định tương ứng trước hoặc đồng thời với việc sửa sổ.

Không nên sửa nội dung trên sổ để làm cho số liệu khớp với một chứng từ vốn không hợp lệ. Đối với hóa đơn điện tử sai, doanh nghiệp còn phải thực hiện quy trình điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo pháp luật về hóa đơn.

Sai trong kỳ hiện tại hay thuộc kỳ trước?

Cần xác định thời điểm nghiệp vụ thực tế phát sinh, không căn cứ riêng vào ngày tìm thấy hóa đơn hoặc ngày kế toán phát hiện lỗi. Một khoản chi phí của năm trước bị bỏ sót không tự động trở thành chi phí của năm nay chỉ vì được phát hiện trong năm nay.

Sai sót có trọng yếu không?

Sai sót trọng yếu là lỗi có thể ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng báo cáo tài chính khi xem xét riêng lẻ hoặc tổng hợp với các lỗi khác. Không có một tỷ lệ cố định áp dụng cho mọi doanh nghiệp.

Khi đánh giá trọng yếu, doanh nghiệp nên xem xét đồng thời:

Giá trị sai lệch so với doanh thu, tài sản, lợi nhuận và vốn chủ sở hữu.
Bản chất của khoản mục, chẳng hạn giao dịch với bên liên quan, nghĩa vụ thuế hoặc khoản vay có điều kiện ràng buộc.
Ảnh hưởng đến kết quả từ lãi thành lỗ hoặc ngược lại.
Ảnh hưởng đến chỉ tiêu đã cung cấp cho ngân hàng, nhà đầu tư hoặc cơ quan quản lý.
Khả năng sai sót lặp lại trên nhiều chứng từ, tài khoản hoặc kỳ kế toán.

Kết luận trọng yếu hay không trọng yếu cần được lập thành tài liệu và phê duyệt theo thẩm quyền nội bộ, thay vì chỉ ghi nhận bằng trao đổi miệng.

Sai sót có ảnh hưởng đến thuế không?

Một lỗi kế toán có thể:

Chỉ làm thay đổi cách phân loại tài khoản nhưng không đổi nghĩa vụ thuế.
Làm thay đổi thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân hoặc loại thuế khác.
Làm thay đổi báo cáo tài chính nhưng không thay đổi tờ khai thuế.
Đồng thời ảnh hưởng sổ kế toán, báo cáo tài chính và hồ sơ khai thuế.

Vì vậy, nên thực hiện đối chiếu hóa đơn với tờ khai và sổ kế toán trước khi quyết định chỉ sửa sổ hay phải khai bổ sung.

Ba phương pháp sửa sổ kế toán

Điều 27 Luật Kế toán quy định ba phương pháp sửa chữa sổ kế toán.

Phương pháp cải chính

Kế toán gạch một đường thẳng vào chỗ ghi sai, ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.

Phương pháp này phù hợp với sổ ghi thủ công và lỗi có thể sửa trực tiếp mà không làm thay đổi quan hệ đối ứng tài khoản. Không được dùng chất tẩy, xóa nội dung cũ hoặc ghi đè khiến người kiểm tra không nhận biết được thông tin ban đầu.

Phương pháp ghi số âm

Kế toán ghi lại số đã ghi sai bằng mực đỏ hoặc ghi số sai trong ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.

Với phần mềm kế toán, không nên tự chuyển phương pháp này thành thao tác xóa bút toán đã khóa. Pháp luật yêu cầu sổ điện tử sửa theo phương pháp điều chỉnh, do đó doanh nghiệp cần sử dụng chức năng bút toán đảo hoặc bút toán điều chỉnh có lưu nhật ký thao tác.

Phương pháp ghi điều chỉnh

Kế toán lập chứng từ điều chỉnh và ghi thêm số chênh lệch cho đúng. Đây là phương pháp phù hợp với sổ điện tử và các trường hợp sai tài khoản, sai số tiền, ghi thiếu hoặc ghi trùng.

Chứng từ điều chỉnh nên thể hiện tối thiểu:

Chứng từ và bút toán ban đầu liên quan.
Nội dung sai và nguyên nhân.
Số liệu trước điều chỉnh, số điều chỉnh và số liệu sau điều chỉnh.
Tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có.
Kỳ kế toán bị ảnh hưởng.
Ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và hồ sơ thuế.
Người lập, người kiểm tra và người phê duyệt.

Cách xử lý theo thời điểm phát hiện sai sót

Phát hiện trước khi khóa sổ

Nếu kỳ kế toán chưa khóa, kế toán có thể lập bút toán điều chỉnh ngay trong kỳ. Dù phần mềm cho phép sửa trực tiếp, doanh nghiệp vẫn nên giữ nhật ký thay đổi và chứng từ giải trình đối với các nghiệp vụ đã được phê duyệt hoặc đã dùng để lập báo cáo quản trị.

Phát hiện sau khóa sổ nhưng trước khi nộp báo cáo tài chính năm

Đây là trường hợp thường gặp khi kế toán hoàn tất sổ cuối năm nhưng đang trong giai đoạn soát xét báo cáo.

Theo Luật Kế toán, sai sót được phát hiện trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan có thẩm quyền phải được sửa trên sổ kế toán của năm có sai sót. Quy trình phù hợp gồm:

Lập biên bản hoặc phiếu xác định sai sót.
Phê duyệt việc mở kỳ hoặc lập bút toán điều chỉnh theo phân quyền.
Ghi bút toán vào đúng năm có sai sót.
Chạy lại bảng cân đối tài khoản và các sổ chi tiết liên quan.
Kiểm tra ảnh hưởng đến thuế và báo cáo tài chính.
Khóa lại sổ, lưu phiên bản trước và sau điều chỉnh.

Không nên đưa bút toán vào năm sau chỉ để tránh mở lại kỳ kế toán nếu báo cáo tài chính năm có sai sót vẫn chưa nộp.

Phát hiện sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp

Khoản 2 Điều 27 Luật Kế toán yêu cầu sửa sai trên sổ kế toán của năm phát hiện sai sót, đồng thời ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

Doanh nghiệp còn phải đánh giá sai sót có trọng yếu hay không. Nếu là sai sót trọng yếu của kỳ trước và đơn vị thuộc trường hợp áp dụng Chuẩn mực kế toán số 29, việc trình bày báo cáo tài chính có thể phải điều chỉnh hồi tố số liệu so sánh hoặc số dư đầu kỳ của tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của kỳ trình bày sớm nhất.

Điều chỉnh hồi tố trên báo cáo không có nghĩa là xóa rồi viết lại sổ kế toán đã khóa của năm trước. Sổ vẫn phải giữ dấu vết; bút toán được ghi trong năm phát hiện theo Luật Kế toán, còn số liệu so sánh và thuyết minh được xử lý theo chuẩn mực, chế độ kế toán áp dụng.

Phát hiện sau khi đã nộp hồ sơ khai thuế

Nếu sai sót làm thay đổi nội dung tờ khai hoặc nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp phải xem xét khai bổ sung theo Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Hồ sơ thường bao gồm tờ khai bổ sung và bản giải trình khai bổ sung theo trường hợp áp dụng.

Việc khai bổ sung phải xét đến thời điểm cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra. Nếu hồ sơ đã thuộc phạm vi thanh tra, kiểm tra, cách xử lý nghĩa vụ tăng hoặc giảm có thể khác với trường hợp doanh nghiệp tự phát hiện trước đó.

Sửa sổ kế toán không tự động thay thế cho khai bổ sung thuế. Ngược lại, nộp tờ khai bổ sung cũng không thay thế nghĩa vụ lập chứng từ và bút toán điều chỉnh trên sổ.

Ví dụ bút toán sửa sai sổ kế toán

Các ví dụ dưới đây sử dụng số tiền giả định để minh họa nguyên tắc. Số hiệu tài khoản phải được đối chiếu với chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.

Ví dụ 1: Bỏ sót chi phí trước khi nộp báo cáo tài chính

Doanh nghiệp đã khóa sổ năm nhưng chưa nộp báo cáo tài chính. Khi kiểm tra, kế toán phát hiện một khoản dịch vụ quản lý trị giá 10 triệu đồng, không xét thuế giá trị gia tăng trong ví dụ, đã hoàn thành trong tháng 12 nhưng chưa ghi nhận và chưa thanh toán.

Bút toán bổ sung vào năm có sai sót:

Nợ TK 642: 10 triệu đồng.
Có TK 331: 10 triệu đồng.

Sau đó, kế toán chạy lại sổ chi tiết công nợ, sổ cái, bảng cân đối tài khoản, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và các chỉ tiêu liên quan. Khả năng được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp phải được đánh giá riêng theo hồ sơ thực tế, không suy ra chỉ từ bút toán kế toán.

Ví dụ 2: Ghi trùng một khoản chi phí

Một hóa đơn dịch vụ 10 triệu đồng bị hạch toán hai lần. Nếu phát hiện sau khi khóa sổ nhưng trước khi nộp báo cáo tài chính, kế toán lập chứng từ điều chỉnh để đảo bút toán ghi trùng:

Nợ TK 331: 10 triệu đồng.
Có TK 642: 10 triệu đồng.

Nếu phần mềm hỗ trợ bút toán âm và đáp ứng yêu cầu lưu dấu vết, doanh nghiệp có thể lập bút toán âm tương ứng với lần ghi trùng. Không xóa một trong hai chứng từ khỏi hệ thống mà không có nhật ký điều chỉnh.

Ví dụ 3: Hạch toán nhầm giữa hai tài khoản chi phí

Một khoản chi phí bán hàng 10 triệu đồng bị ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp:

Bút toán đã ghi:

Nợ TK 642: 10 triệu đồng.
Có TK 331: 10 triệu đồng.

Bút toán điều chỉnh phân loại lại:

Nợ TK 641: 10 triệu đồng.
Có TK 642: 10 triệu đồng.

Tổng chi phí và lợi nhuận có thể không thay đổi, nhưng chỉ tiêu chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thay đổi. Vì vậy, vẫn cần điều chỉnh để báo cáo phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ.

Ví dụ 4: Bỏ sót chi phí kỳ trước, phát hiện sau khi đã nộp báo cáo

Giả định doanh nghiệp phát hiện trong năm nay một khoản phải trả 10 triệu đồng thuộc năm trước. Báo cáo tài chính năm trước đã nộp và sai sót được đánh giá là trọng yếu theo chính sách của doanh nghiệp.

Trong trường hợp chế độ kế toán và Chuẩn mực số 29 áp dụng, bút toán có thể liên quan đến lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của kỳ trước, thay vì đưa toàn bộ vào chi phí hoạt động của năm phát hiện:

Nợ TK 4211: 10 triệu đồng.
Có TK 331: 10 triệu đồng.

Đây chỉ là bút toán minh họa. Thực tế còn phải xem khoản chi có liên quan đến thuế, tài sản, khấu hao, thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại hoặc chỉ tiêu khác hay không. Không được mặc định mọi chi phí bỏ sót của kỳ trước đều ghi vào TK 4211; quyết định phải dựa trên tính trọng yếu và chế độ kế toán áp dụng.

Đối với khoản chi không đáp ứng điều kiện thuế, kế toán cần tách biệt giữa ghi nhận kế toán và xác định thu nhập chịu thuế. Có thể tham khảo cách xử lý chi phí bị loại khi quyết toán thuế TNDN để tránh tự ý xóa chi phí khỏi sổ chỉ vì khoản đó không được trừ khi tính thuế.

Phân biệt sửa sổ với điều chỉnh báo cáo đã nộp

Ba công việc dưới đây có liên quan nhưng không đồng nhất.

Công việc	Mục đích	Hồ sơ chính	Kết quả
Sửa sổ kế toán	Làm đúng số liệu và tài khoản kế toán, giữ dấu vết điều chỉnh	Chứng từ điều chỉnh, bút toán, sổ trước và sau sửa	Số dư và phát sinh trên sổ được điều chỉnh
Điều chỉnh báo cáo tài chính	Trình bày đúng chỉ tiêu, số liệu so sánh và thuyết minh	Bộ báo cáo được xử lý theo chế độ kế toán và thủ tục của nơi tiếp nhận	Báo cáo phản ánh ảnh hưởng của sai sót
Khai bổ sung thuế	Điều chỉnh nội dung đã khai và nghĩa vụ thuế	Tờ khai bổ sung, bản giải trình và tài liệu liên quan	Số thuế phải nộp, được khấu trừ hoặc chuyển kỳ sau được xác định lại

Doanh nghiệp không nên mặc định rằng đã sửa sổ thì hệ thống thuế tự cập nhật báo cáo đã nộp. Cũng không nên nộp lại toàn bộ hồ sơ khi chưa xác định tài liệu nào thực sự sai và cơ quan tiếp nhận yêu cầu hình thức gì.

Nếu sai sót chỉ làm thay đổi phân loại tài khoản nhưng không ảnh hưởng tờ khai thuế, có thể không phát sinh khai bổ sung thuế. Ngược lại, một sai sót về doanh thu, chi phí hoặc thuế đầu vào có thể yêu cầu đồng thời sửa sổ, điều chỉnh báo cáo và khai bổ sung.

Hồ sơ cần lưu để chứng minh quá trình điều chỉnh

Một bộ hồ sơ sửa sai nên giúp người kiểm tra trả lời được ba câu hỏi: sai ở đâu, vì sao sai và đã sửa như thế nào. Tùy trường hợp, doanh nghiệp nên lưu:

Chứng từ gốc và tài liệu liên quan đến nghiệp vụ.
Bản in hoặc dữ liệu sổ trước khi điều chỉnh.
Biên bản xác định sai sót hoặc phiếu đề nghị điều chỉnh.
Chứng từ kế toán điều chỉnh.
Bảng phân tích ảnh hưởng đến từng tài khoản và báo cáo.
Tài liệu đánh giá tính trọng yếu.
Phê duyệt của người có thẩm quyền.
Sổ kế toán sau điều chỉnh và bằng chứng khóa lại kỳ.
Báo cáo tài chính điều chỉnh hoặc số liệu so sánh được trình bày lại, nếu có.
Tờ khai bổ sung, bản giải trình và thông báo tiếp nhận của hệ thống thuế, nếu có.
Ghi chú tại dòng cuối sổ của năm có sai sót khi thuộc trường hợp Điều 27 Luật Kế toán.
Nhật ký thao tác trên phần mềm, gồm người thực hiện, thời gian và nội dung thay đổi.

Doanh nghiệp thuê ngoài nên quy định rõ trách nhiệm rà soát, phê duyệt và bàn giao dữ liệu trong hợp đồng dịch vụ kế toán thuế. Đơn vị cung cấp dịch vụ không nên tự ý mở kỳ, xóa chứng từ hoặc nộp hồ sơ bổ sung khi chưa có sự chấp thuận của doanh nghiệp.

Quy trình kiểm soát sai sót sau khóa sổ

Doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình sáu bước sau:

Khoanh vùng sai sót: Xác định chứng từ, tài khoản, kỳ kế toán và báo cáo bị ảnh hưởng.
Xác minh căn cứ: Kiểm tra hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, thanh toán và các chứng từ liên quan.
Đánh giá thời điểm và trọng yếu: Xác định báo cáo đã nộp hay chưa, lỗi có ảnh hưởng đến số liệu so sánh và nghĩa vụ thuế hay không.
Chọn phương pháp sửa: Cải chính, ghi số âm hoặc lập chứng từ điều chỉnh; sổ điện tử sử dụng phương pháp điều chỉnh có lưu dấu vết.
Đồng bộ hồ sơ: Cập nhật sổ chi tiết, sổ cái, báo cáo tài chính, tờ khai thuế và thuyết minh theo phạm vi bị ảnh hưởng.
Soát xét và lưu trữ: Đối chiếu số liệu sau sửa, khóa lại kỳ và lưu đầy đủ phiên bản trước, sau điều chỉnh.

Việc làm sổ sách kế toán định kỳ, đối chiếu công nợ, ngân hàng, kho, hóa đơn và tờ khai trước khi khóa sổ sẽ giảm đáng kể nguy cơ phát hiện lỗi khi báo cáo đã nộp.

Với doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc hộ kinh doanh không có bộ phận kế toán chuyên trách, dịch vụ kế toán Đà Nẵng hoặc dịch vụ kế toán Huế có thể hỗ trợ rà soát sổ, khai báo thuế và quyết toán thuế. Khi lựa chọn dịch vụ kế toán Đà Nẵng, doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị thực hiện nêu rõ căn cứ pháp lý, bút toán đề xuất, ảnh hưởng thuế và danh mục hồ sơ cần lưu, thay vì chỉ sửa số liệu trên phần mềm.