Khi phát hiện mất chứng từ kế toán, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần ngăn việc hồ sơ tiếp tục thất lạc, kiểm kê phạm vi ảnh hưởng, lập biên bản, thông báo cho bên liên quan và tổ chức phục hồi từ nguồn có thể kiểm chứng. Không nên tự tạo lại chứng từ, ký lùi ngày hoặc dùng bản sao không rõ nguồn gốc để hợp thức hóa chi phí.

Việc xử lý phải dựa trên loại tài liệu bị mất, nguyên nhân mất, hình thức giấy hay điện tử và giao dịch liên quan. Nếu chứng từ không thể phục hồi, đơn vị cần ghi nhận rõ giới hạn, đối chiếu số liệu và làm việc với cơ quan có thẩm quyền khi pháp luật hoặc tình huống thực tế yêu cầu.

Mất chứng từ kế toán xử lý thế nào?

Có thể xử lý theo trình tự sau:

Bảo toàn ngay những tài liệu còn lại và dữ liệu liên quan.
Kiểm kê, xác định chứng từ bị mất hoặc hư hỏng.
Lập biên bản ghi nhận hiện trạng, nguyên nhân và trách nhiệm liên quan.
Thông báo cho tổ chức, cá nhân liên quan và cơ quan có thẩm quyền khi cần.
Liên hệ bên phát hành, bên mua, bên bán, ngân hàng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ để xin bản sao, bản trích xuất hoặc xác nhận.
Đối chiếu, cập nhật lại hồ sơ kế toán và lưu toàn bộ tài liệu chứng minh quá trình phục hồi.

Kế toán cần xử lý sớm, nhưng không được bỏ qua bước xác minh chỉ để kịp kê khai. Nếu việc thất lạc chứng từ kế toán ảnh hưởng đến hồ sơ thuế, doanh nghiệp nên đánh giá riêng thời hạn nộp tờ khai, nghĩa vụ giải trình và khả năng điều chỉnh số liệu.

Quy trình xử lý mất hoặc hư hỏng chứng từ kế toán

Ảnh minh hoạ: Mất chứng từ kế toán xử lý thế nào? Quy trình 6 bước

Bước 1: Khoanh vùng và bảo toàn hồ sơ còn lại

Người phụ trách cần tạm dừng việc di chuyển, tiêu hủy hoặc chỉnh sửa hồ sơ thuộc cùng kỳ kế toán. Với dữ liệu điện tử, nên sao lưu hệ thống, nhật ký truy cập, email, tệp đính kèm và dữ liệu trên phần mềm kế toán trước khi tiếp tục xử lý sai sót sau khi khóa sổ.

Phạm vi kiểm tra không chỉ gồm chứng từ gốc mà còn có:

Hóa đơn và tài liệu đi kèm hóa đơn.
Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có và sao kê ngân hàng.
Hợp đồng, phụ lục, biên bản giao nhận, nghiệm thu hoặc thanh lý.
Bảng lương, hồ sơ nhân sự và chứng từ thanh toán.
Sổ kế toán, báo cáo, dữ liệu trên phần mềm và bản sao lưu.
Hồ sơ khai thuế, quyết toán thuế và tài liệu giải trình.

Nếu hồ sơ bị ướt, cháy hoặc hư hỏng vật lý nhưng vẫn còn nhận diện được, không nên tự ý bỏ đi. Tài liệu còn lại có thể giúp xác định số chứng từ, ngày lập, chủ thể giao dịch và nội dung cần phục hồi.

Bước 2: Kiểm kê và lập danh mục chứng từ bị mất

Doanh nghiệp nên lập bảng kiểm kê theo từng chứng từ hoặc từng nhóm hồ sơ. Danh mục cần thể hiện được:

Tên và loại chứng từ.
Số, ký hiệu và ngày lập nếu xác định được.
Kỳ kế toán hoặc kỳ khai thuế liên quan.
Đơn vị phát hành hoặc đối tác giao dịch.
Giá trị giao dịch theo dữ liệu đang có.
Bản chất bản bị mất: bản gốc, bản lưu, bản giấy hay dữ liệu điện tử.
Mức độ phục hồi: đã có bản sao, đang đề nghị cấp lại hoặc không thể phục hồi.
Ảnh hưởng dự kiến đến sổ kế toán, báo cáo tài chính và hồ sơ thuế.

Bảng kiểm kê phải đối chiếu với sổ quỹ, sổ ngân hàng, công nợ, kho, tài sản và tờ khai thuế. Không nên chỉ dựa vào trí nhớ của người quản lý hồ sơ.

Bước 3: Lập biên bản mất hoặc hư hỏng tài liệu kế toán

Biên bản nên được lập ngay sau khi hoàn thành kiểm tra sơ bộ. Nội dung cần có gồm:

Thời gian, địa điểm phát hiện sự việc.
Thành phần tham gia kiểm kê.
Danh mục và tình trạng tài liệu bị ảnh hưởng.
Nguyên nhân đã xác định hoặc nguyên nhân đang được xác minh.
Biện pháp bảo toàn dữ liệu và hồ sơ còn lại.
Kế hoạch phục hồi chứng từ kế toán.
Cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện từng công việc.
Ý kiến của người đại diện theo pháp luật, kế toán và người quản lý tài liệu.

Nếu mất do cháy, ngập, trộm cắp, sự cố hệ thống hoặc hành vi của cá nhân, nên lưu thêm hình ảnh, email, nhật ký hệ thống, biên bản sự cố và tài liệu của đơn vị có thẩm quyền. Biên bản nội bộ không thay thế biên bản của công an, cơ quan phòng cháy chữa cháy hoặc cơ quan chuyên môn khi vụ việc thuộc thẩm quyền của các cơ quan này.

Bước 4: Thông báo cho bên liên quan và cơ quan có thẩm quyền

Theo Luật Kế toán, khi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải kiểm tra, xác định, lập biên bản và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan cũng như cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Cơ quan cần làm việc phụ thuộc vào nguyên nhân và loại hồ sơ, chẳng hạn:

Cơ quan công an khi có dấu hiệu trộm cắp, chiếm giữ hoặc hủy hoại tài liệu.
Cơ quan quản lý thuế trực tiếp khi hồ sơ bị mất ảnh hưởng đến kê khai, giải trình hoặc thanh tra, kiểm tra thuế.
Ngân hàng khi cần sao kê, xác nhận giao dịch hoặc phục hồi chứng từ thanh toán.
Cơ quan bảo hiểm xã hội nếu tài liệu liên quan đến lao động, tiền lương và bảo hiểm.
Bên mua, bên bán, đơn vị vận chuyển hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ để đối chiếu giao dịch.

Không phải mọi trường hợp đều dùng cùng một mẫu thông báo hoặc gửi đến cùng một cơ quan. Doanh nghiệp cần căn cứ vào tính chất vụ việc, yêu cầu của cơ quan đang quản lý hồ sơ và quy định chuyên ngành. Có thể tra cứu thêm văn bản tại thư viện luật doanh nghiệp, đồng thời kiểm tra tình trạng hiệu lực và văn bản sửa đổi trước khi áp dụng.

Bước 5: Tìm bản sao và tài liệu đối chứng hợp lệ

Nguồn phục hồi nên được ưu tiên theo khả năng xác minh:

Dữ liệu điện tử trên hệ thống hóa đơn, ngân hàng, phần mềm kế toán hoặc cổng giao dịch của cơ quan nhà nước.
Bản lưu của bên phát hành, bên mua, bên bán hoặc đơn vị trung gian.
Bản sao được đối tác xác nhận phù hợp với bản đang lưu.
Hồ sơ đối chứng như hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán và xác nhận công nợ.
Biên bản kiểm kê và tài liệu được lập lại theo quy định khi không thể phục hồi bằng nguồn khác.

Khi đề nghị đối tác cung cấp bản sao, văn bản nên nêu rõ số chứng từ, ngày giao dịch, nội dung cần xác nhận và mục đích phục hồi hồ sơ. Bản sao nên có thông tin nhận diện người hoặc tổ chức cung cấp, ngày xác nhận và căn cứ đối chiếu.

Bước 6: Đối chiếu và cập nhật hồ sơ kế toán

Sau khi thu thập tài liệu, kế toán phải so sánh với:

Hợp đồng và biên bản thực hiện giao dịch.
Dòng tiền qua ngân hàng hoặc quỹ tiền mặt.
Công nợ phải thu, phải trả.
Số lượng hàng tồn kho và tài sản.
Sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo đã lập.
Tờ khai thuế, phụ lục và hồ sơ quyết toán liên quan.

Mọi chênh lệch phải được giải thích và có tài liệu chứng minh. Nếu việc phục hồi làm thay đổi số liệu đã ghi sổ hoặc đã khai thuế, doanh nghiệp cần đánh giá nghĩa vụ kê khai bổ sung theo quy định, không tự ý sửa dữ liệu lịch sử mà không để lại dấu vết kiểm soát.

Trường hợp mất hồ sơ khiến đơn vị có nguy cơ nộp chậm nghĩa vụ thuế, cần tách riêng hai vấn đề: phục hồi chứng từ và xử lý thời hạn kê khai. Hướng dẫn về xử lý chậm nộp tờ khai thuế có thể giúp doanh nghiệp xác định các công việc cần ưu tiên.

Hồ sơ xử lý mất chứng từ cần có những gì?

Một bộ hồ sơ xử lý mất chứng từ kế toán thường gồm:

Quyết định hoặc phân công người kiểm kê, nếu đơn vị có ban hành.
Biên bản kiểm kê tài liệu bị mất, hư hỏng.
Danh mục chi tiết chứng từ bị ảnh hưởng.
Biên bản xác định nguyên nhân và trách nhiệm liên quan.
Thông báo gửi tổ chức, cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền.
Công văn đề nghị bên phát hành hoặc đối tác cung cấp bản sao.
Bản sao, bản trích xuất, xác nhận giao dịch nhận được.
Sao kê ngân hàng, hợp đồng, biên bản giao nhận và tài liệu đối chứng.
Biên bản kiểm kê tài sản nếu không thể phục hồi chứng từ liên quan đến tài sản.
Bảng đối chiếu giữa hồ sơ phục hồi với sổ kế toán và tờ khai thuế.
Chứng từ điều chỉnh, bút toán điều chỉnh hoặc hồ sơ khai bổ sung nếu phát sinh.
Báo cáo kết quả xử lý và biện pháp ngăn ngừa tái diễn.

Hồ sơ này cần được lưu cùng kỳ kế toán có chứng từ bị mất. Tệp điện tử nên được phân quyền, sao lưu và ghi nhận nguồn nhận để có thể giải trình về tính xác thực.

Giá trị và giới hạn của chứng từ thay thế

Bản sao không mặc nhiên thay thế bản gốc trong mọi thủ tục

Bản sao hoặc bản chụp chỉ có giá trị trong phạm vi mà pháp luật chuyên ngành và cơ quan tiếp nhận cho phép. Một bản chụp do doanh nghiệp tự in, không xác định được nguồn dữ liệu, không có xác nhận và không có tài liệu đối chứng có thể không đủ để chứng minh giao dịch.

Việc bên mua hoặc bên bán xác nhận bản sao giúp tăng khả năng kiểm chứng nhưng không tự động làm cho bản sao có giá trị như bản gốc trong mọi tình huống. Cơ quan thuế, kiểm toán, tòa án hoặc cơ quan thanh tra có thể yêu cầu thêm hợp đồng, thanh toán, giao nhận và bằng chứng về giao dịch thực tế.

Biên bản mất chứng từ không chứng minh được chi phí

Biên bản chỉ ghi nhận sự việc mất hoặc hư hỏng. Để giải trình một khoản chi, doanh nghiệp vẫn cần chứng minh giao dịch có thật, liên quan đến hoạt động kinh doanh và đáp ứng các điều kiện về hóa đơn, chứng từ, thanh toán theo quy định áp dụng.

Không được tự lập lại chứng từ mang danh nghĩa bên khác

Doanh nghiệp không được tự tạo hóa đơn, giấy báo ngân hàng, phiếu giao hàng hoặc xác nhận của đối tác. Không ký thay, đóng dấu sao chép, sửa tệp điện tử hoặc thay đổi ngày tháng để làm hồ sơ có vẻ đầy đủ.

Chứng từ điện tử nên phục hồi từ hệ thống gốc

Đối với hóa đơn điện tử, mất bản in không đồng nghĩa với mất hóa đơn. Kế toán nên tra cứu và tải lại từ hệ thống hợp pháp, kiểm tra mã, ký hiệu, dữ liệu người bán, người mua và trạng thái hóa đơn. Nếu dữ liệu không truy xuất được hoặc có sai lệch, cần liên hệ đơn vị phát hành và nhà cung cấp giải pháp hóa đơn để xác minh.

Xử lý theo từng loại chứng từ bị thất lạc

Mất hóa đơn đầu vào

Kế toán cần tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử, liên hệ người bán và đối chiếu với hợp đồng, giao nhận, thanh toán. Nếu hóa đơn có sai sót, việc điều chỉnh hoặc thay thế phải thực hiện theo quy định về hóa đơn điện tử; không tự sửa nội dung tệp hóa đơn.

Mất chứng từ ngân hàng

Có thể đề nghị ngân hàng cung cấp sao kê, xác nhận giao dịch hoặc bản chứng từ theo dịch vụ và quy trình của ngân hàng. Cần đối chiếu số tài khoản, người thụ hưởng, nội dung chuyển tiền và ngày giao dịch với công nợ, hợp đồng.

Mất phiếu thu, phiếu chi tiền mặt

Đơn vị cần kiểm kê quỹ, đối chiếu sổ quỹ với sổ cái và xác minh người nộp, người nhận tiền. Việc lập lại hồ sơ phải dựa trên tài liệu có thể kiểm chứng, không chỉ dựa vào chữ ký bổ sung sau khi sự việc xảy ra.

Mất chứng từ kho hoặc tài sản

Cần kiểm kê thực tế hàng hóa, công cụ, tài sản và đối chiếu với sổ kho, biên bản giao nhận, hóa đơn, hợp đồng. Khi tài liệu liên quan đến tài sản không thể phục hồi, đơn vị phải thực hiện kiểm kê và lập lại tài liệu theo quy định kế toán, đồng thời ghi rõ căn cứ hình thành số liệu.

Mất hồ sơ lương và nhân sự

Doanh nghiệp nên đối chiếu hợp đồng lao động, bảng chấm công, dữ liệu chuyển lương, hồ sơ bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân. Đây là nhóm thông tin có dữ liệu cá nhân nên việc sao lưu, chia sẻ và phục hồi phải có kiểm soát truy cập.

Mất toàn bộ dữ liệu kế toán

Nếu mất dữ liệu do lỗi máy tính, mã độc hoặc không có bản sao lưu, cần bảo toàn thiết bị, nhật ký hệ thống và dừng các thao tác có thể ghi đè dữ liệu. Đơn vị nên phối hợp giữa kế toán, công nghệ thông tin và đơn vị cung cấp phần mềm để phục hồi từ bản sao lưu, hóa đơn điện tử, ngân hàng, hồ sơ thuế và dữ liệu đối tác.

Doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh tại Đà Nẵng có thể cân nhắc dịch vụ kế toán Đà Nẵng khi cần rà soát lại sổ sách, hồ sơ khai báo thuế và dữ liệu phục hồi. Với doanh nghiệp tại Huế, đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán cần kiểm tra được cả hồ sơ giấy, dữ liệu điện tử và nghĩa vụ thuế liên quan thay vì chỉ nhập lại số liệu.

Căn cứ pháp lý đang áp dụng

Các văn bản thường cần đối chiếu gồm:

Luật Kế toán số 88/2015/QH13, đặc biệt quy định về bảo quản, lưu trữ và trách nhiệm khi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.
Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và các văn bản sửa đổi, bổ sung đang có hiệu lực, trong đó có Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và văn bản hướng dẫn nếu việc mất chứng từ ảnh hưởng đến hồ sơ khai thuế, hoàn thuế, thanh tra hoặc kiểm tra.
Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập và văn bản sửa đổi, bổ sung.

Trọng tâm của Luật Kế toán là đơn vị phải kiểm tra, xác định số lượng và tình trạng tài liệu bị mất hoặc hủy hoại; lập biên bản; thông báo cho bên liên quan và cơ quan có thẩm quyền; tổ chức phục hồi; liên hệ bên mua, bên bán để sao chụp, xác nhận tài liệu; đồng thời kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu khi không thể phục hồi bằng cách khác.

Hiệu lực và phạm vi áp dụng của văn bản có thể thay đổi theo thời điểm phát sinh sự việc. Trước khi gửi hồ sơ cho cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp nên kiểm tra văn bản mới nhất và yêu cầu cụ thể của cơ quan tiếp nhận.

Rủi ro cần tránh khi phục hồi chứng từ kế toán

Chờ đến khi quyết toán thuế hoặc kiểm tra mới xử lý.
Chỉ lập biên bản nhưng không tìm tài liệu đối chứng.
Dùng bản chụp không rõ nguồn gốc để hạch toán.
Tự ký thay đối tác hoặc lập lại chứng từ dưới tên bên phát hành.
Ghi lùi ngày, sửa số tiền hoặc thay đổi nội dung giao dịch.
Không đối chiếu hồ sơ phục hồi với ngân hàng, công nợ và hàng tồn kho.
Xóa dữ liệu cũ sau khi nhập lại, khiến đơn vị không thể giải trình lịch sử điều chỉnh.
Mặc định rằng mất chứng từ đồng nghĩa khoản chi chắc chắn bị loại hoặc chắc chắn được chấp nhận.

Khả năng chấp nhận hồ sơ phụ thuộc vào loại chứng từ, bằng chứng giao dịch thực tế, quy định thuế áp dụng và kết quả kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền. Nếu phạm vi thất lạc lớn hoặc liên quan nhiều kỳ, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tư vấn kế toán và thuế để lập kế hoạch phục hồi theo mức độ rủi ro.

Câu hỏi thường gặp

Mất bản giấy của hóa đơn điện tử có phải xin cấp lại hóa đơn không?

Thông thường, hóa đơn điện tử được xác định bằng dữ liệu điện tử chứ không phải bản in. Kế toán nên tra cứu và tải lại từ hệ thống hợp pháp. Nếu không tìm thấy dữ liệu hoặc trạng thái hóa đơn có vấn đề, cần liên hệ người bán và đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn để kiểm tra, không tự tạo bản thay thế.

Có thể dùng sao kê ngân hàng thay cho hóa đơn không?

Sao kê chứng minh dòng tiền nhưng không mặc nhiên thay thế hóa đơn hoặc chứng từ của giao dịch. Doanh nghiệp vẫn cần hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận và các tài liệu liên quan tùy loại chi phí.

Bản photo có đóng dấu của đối tác có đủ không?

Bản photo được đối tác xác nhận là một nguồn phục hồi quan trọng, nhưng mức độ chấp nhận còn phụ thuộc vào loại chứng từ và thủ tục sử dụng. Cần lưu kèm văn bản đề nghị, thông tin người xác nhận và các bằng chứng về giao dịch thực tế.

Mất chứng từ có phải điều chỉnh tờ khai thuế ngay không?

Không phải mọi trường hợp đều phải điều chỉnh ngay. Trước tiên cần xác định chứng từ có phục hồi được hay không, số liệu đã kê khai có sai hay không và sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế thế nào. Chỉ thực hiện khai bổ sung khi có căn cứ xác định hồ sơ đã nộp có sai sót theo quy định quản lý thuế.

Ai phải chịu trách nhiệm khi hồ sơ kế toán bị mất?

Trách nhiệm phụ thuộc vào quy chế quản lý tài liệu, người được giao lưu trữ, nguyên nhân sự việc và mức độ lỗi. Người đại diện theo pháp luật và đơn vị kế toán vẫn phải tổ chức xử lý, phục hồi và cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền; việc xác định trách nhiệm cá nhân cần có biên bản và bằng chứng cụ thể.