Căn cứ pháp lý đang áp dụng

Trước khi xác định hàng biếu tặng xuất hóa đơn thế nào, doanh nghiệp cần đối chiếu đúng bản chất giao dịch với các văn bản sau:

Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP: người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm hàng dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương và tiêu dùng nội bộ, trừ trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung theo quy định hiện hành: xác định thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ.
Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP: quy định giá tính thuế đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng và hàng khuyến mại.
Thông tư 32/2025/TT-BTC: hướng dẫn thực hiện một số nội dung về hóa đơn, chứng từ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Luật Thương mại số 36/2005/QH11; Nghị định 81/2018/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 128/2024/NĐ-CP: quy định về hoạt động xúc tiến thương mại, hình thức khuyến mại và thủ tục thông báo hoặc đăng ký chương trình khuyến mại.
Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và các văn bản sửa đổi, bổ sung: quy định nguyên tắc lập, lưu trữ chứng từ và phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm nội dung tổng hợp về Luật kế toán để tổ chức hồ sơ phù hợp.

Các quy định về thuế có thể được sửa đổi theo từng thời kỳ. Khi xử lý giao dịch phát sinh ở thời điểm chuyển tiếp, doanh nghiệp phải sử dụng văn bản có hiệu lực tại ngày phát sinh nghiệp vụ và kỳ tính thuế liên quan.

Kết luận nhanh: Hàng biếu tặng có phải xuất hóa đơn?

Ảnh minh hoạ: Hàng biếu tặng xuất hóa đơn thế nào?

Có. Khi xuất hàng cho, biếu, tặng khách hàng hoặc nhân viên, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử dù không thu tiền. Giá tính thuế GTGT thông thường là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh việc cho, biếu, tặng.

Riêng hàng hóa, dịch vụ khuyến mại thực hiện đúng pháp luật thương mại vẫn phải lập hóa đơn, nhưng giá tính thuế GTGT của hàng khuyến mại được xác định bằng 0. Đây là giá tính thuế bằng 0, không phải áp dụng thuế suất GTGT 0%.

Nếu doanh nghiệp gọi giao dịch là “khuyến mại” nhưng chương trình không đáp ứng điều kiện của pháp luật thương mại, cơ quan thuế có thể xác định đây là hàng cho, biếu, tặng và yêu cầu tính thuế GTGT theo giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương.

Phân biệt quà tặng, hàng khuyến mại và hàng cho nhân viên

Trường hợp	Có lập hóa đơn?	Giá tính thuế GTGT	Hồ sơ trọng tâm
Quà tặng khách hàng, đối tác	Có	Giá hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng	Quyết định hoặc kế hoạch tặng quà, chứng từ mua hàng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hoặc danh sách người nhận, hóa đơn đầu ra
Hàng khuyến mại đúng pháp luật thương mại	Có	Bằng 0	Chương trình khuyến mại, hồ sơ thông báo hoặc đăng ký nếu thuộc diện phải thực hiện, danh sách hoặc chứng từ giao hàng, hóa đơn đầu ra
Hàng gắn nhãn “khuyến mại” nhưng không đủ điều kiện	Có	Tính như hàng cho, biếu, tặng	Hồ sơ giao nhận, căn cứ xác định giá hàng cùng loại hoặc tương đương, hóa đơn đầu ra
Quà phúc lợi cho nhân viên	Có	Giá hàng cùng loại hoặc tương đương	Quy chế hoặc quyết định phúc lợi, danh sách nhân viên nhận quà, phiếu xuất kho, hóa đơn đầu ra
Hàng trả thay lương hoặc thưởng bằng hiện vật	Có	Giá hàng cùng loại hoặc tương đương	Hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, bảng lương, quyết định thưởng, xác nhận giao nhận, hóa đơn đầu ra
Hàng luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất	Thông thường không thuộc trường hợp phải lập hóa đơn bán hàng	Không xử lý như biếu tặng	Lệnh điều chuyển, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc chứng từ phù hợp

Quà tặng khách hàng

Quà tri ân khách hàng, quà Tết, sản phẩm tặng đối tác hoặc hàng tặng kèm không nằm trong một chương trình khuyến mại hợp lệ được xem là hàng cho, biếu, tặng. Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn và tính thuế GTGT đầu ra theo giá của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương.

Việc không thu tiền không đồng nghĩa với việc không có doanh thu tính thuế GTGT. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt doanh thu kế toán, doanh thu tính thuế và giá tính thuế GTGT; không nên tự động ghi nhận tất cả theo cùng một cách nếu chưa đối chiếu chế độ kế toán và hồ sơ thực tế.

Hàng khuyến mại

Hàng khuyến mại là hàng hóa, dịch vụ được cung cấp trong chương trình xúc tiến thương mại đáp ứng quy định của Luật Thương mại và Nghị định 81/2018/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung.

Doanh nghiệp cần xác định:

Chương trình thuộc hình thức khuyến mại nào.
Có thuộc trường hợp phải thông báo hoặc đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước hay không.
Thời gian, địa bàn, đối tượng, cơ cấu quà tặng và điều kiện nhận khuyến mại có đúng chương trình đã ban hành hay không.
Số lượng hàng thực tế xuất có khớp với chương trình và chứng từ giao nhận hay không.

Nếu đáp ứng các điều kiện này, hóa đơn vẫn được lập nhưng giá tính thuế của hàng khuyến mại bằng 0. Không ghi thuế suất 0% chỉ vì hàng không thu tiền; thuế suất 0% là một chế độ thuế khác và chỉ áp dụng khi đáp ứng điều kiện luật định.

Hàng cho hoặc trả thay lương cho nhân viên

Doanh nghiệp tặng quà cho nhân viên nhân dịp lễ, Tết, sinh nhật hoặc theo chương trình phúc lợi vẫn phải lập hóa đơn đối với hàng xuất tặng. Nếu hàng hóa được dùng để trả lương, thưởng hoặc thay thế một phần nghĩa vụ trả lương, hồ sơ lao động và bảng lương phải thể hiện rõ giá trị hiện vật người lao động được hưởng.

Thuế thu nhập cá nhân cần được đánh giá riêng theo bản chất khoản lợi ích. Không phải mọi món quà cho nhân viên đều tự động được xử lý giống nhau. Kế toán cần xem quà có phải khoản lợi ích mang tính tiền lương, tiền công, có xác định được cho từng cá nhân hay thuộc trường hợp được miễn theo quy định hay không.

Cách lập hóa đơn hàng biếu tặng

Thời điểm lập hóa đơn

Đối với hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn về nguyên tắc là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người nhận, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Vì hàng biếu tặng không thu tiền, doanh nghiệp không nên chờ đến cuối kỳ mới lập hóa đơn nếu hàng đã được giao trước đó.

Đối với quà tặng là dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo quy định áp dụng cho hoạt động cung cấp dịch vụ.

Nội dung nên thể hiện trên hóa đơn

Hóa đơn quà tặng khách hàng cần có đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định về hóa đơn điện tử. Tại dòng tên hàng hóa, doanh nghiệp có thể diễn giải rõ bản chất, chẳng hạn “hàng biếu tặng, không thu tiền” hoặc “hàng khuyến mại theo chương trình, không thu tiền”.

Đối với hàng cho, biếu, tặng thông thường, hóa đơn cần thể hiện:

Tên và thông tin người nhận theo dữ liệu doanh nghiệp có và quy định về nội dung hóa đơn.
Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng.
Đơn giá và thành tiền làm căn cứ tính thuế.
Thuế suất GTGT áp dụng cho chính loại hàng hóa đó.
Tiền thuế GTGT.
Diễn giải hàng biếu tặng, không thu tiền để tránh nhầm với giao dịch bán chịu.

Đối với hàng khuyến mại đúng quy định, hóa đơn nên ghi rõ hàng khuyến mại, không thu tiền và căn cứ chương trình. Giá tính thuế bằng 0 nhưng thông tin hàng hóa, số lượng và các nội dung bắt buộc khác vẫn phải được thể hiện.

Nếu tặng quà cho nhiều người, doanh nghiệp không nên mặc nhiên gộp toàn bộ thành một hóa đơn hoặc bỏ trống thông tin người nhận. Cách lập hóa đơn phải căn cứ đối tượng nhận, phương thức giao hàng, quy định về nội dung hóa đơn và tính năng của hệ thống hóa đơn điện tử. Danh sách người nhận chỉ là chứng từ hỗ trợ, không đương nhiên thay thế nghĩa vụ lập hóa đơn.

Giá tính thuế GTGT của hàng cho, biếu, tặng

Hàng biếu tặng thông thường

Giá tính thuế hàng cho tặng là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh việc biếu, tặng.

Doanh nghiệp có thể sử dụng các căn cứ sau để xác định giá:

Giá bán chưa có thuế GTGT của cùng mặt hàng cho khách hàng độc lập tại thời điểm gần nhất.
Bảng giá đang áp dụng tại thời điểm tặng.
Giá của sản phẩm có đặc tính, chất lượng, quy cách tương đương nếu doanh nghiệp không bán đúng mặt hàng đó.
Tài liệu về giá thị trường hoặc hồ sơ mua hàng nếu không có giao dịch bán hàng để đối chiếu.

Nếu giá bán công bố đã bao gồm thuế GTGT, kế toán phải quy đổi về giá chưa có thuế theo thuế suất áp dụng cho hàng hóa. Không nên lấy nguyên giá mua vào làm giá tính thuế nếu giá đó không phản ánh giá của hàng cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.

Hàng khuyến mại đúng quy định

Giá tính thuế GTGT bằng 0. Do đó, số thuế GTGT đầu ra của riêng hàng khuyến mại cũng bằng 0.

Cần lưu ý rằng hàng tặng kèm trong một giao dịch bán hàng chưa chắc đã là hàng khuyến mại hợp lệ. Doanh nghiệp phải có chương trình và thực hiện đúng pháp luật thương mại. Nếu bản chất là bán theo bộ sản phẩm hoặc giá bán đã bao gồm cả hàng tặng, kế toán cần phân bổ và phản ánh theo chính sách bán hàng thực tế thay vì tự động ghi toàn bộ hàng tặng có giá tính thuế bằng 0.

Thuế suất áp dụng

Đối với hàng biếu tặng phải tính thuế, thuế suất được xác định theo chính sách thuế của hàng hóa, dịch vụ được đem tặng tại thời điểm phát sinh. Không sử dụng thuế suất của hoạt động kinh doanh chính nếu món quà thuộc nhóm hàng có chính sách thuế khác.

Trường hợp hàng hóa không chịu thuế GTGT hoặc thuộc diện áp dụng chính sách đặc thù, doanh nghiệp phải xử lý theo quy định dành cho chính hàng hóa đó.

Hồ sơ chứng từ cần chuẩn bị

Một bộ hồ sơ hàng biếu tặng nên có:

Kế hoạch, đề xuất hoặc quyết định tặng quà, nêu rõ mục đích, đối tượng, thời gian và loại hàng.
Hợp đồng, hóa đơn mua vào và chứng từ thanh toán đối với hàng mua để tặng.
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hoặc chứng từ quản lý hàng hóa tương ứng.
Danh sách người nhận, biên bản bàn giao, xác nhận giao hàng hoặc chứng từ vận chuyển.
Hóa đơn điện tử đầu ra đối với hàng biếu tặng.
Bảng giá, hóa đơn bán hàng cùng loại hoặc tài liệu khác chứng minh giá tính thuế.
Tài liệu thể hiện mối liên hệ giữa khoản chi với hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng hoặc chính sách nhân sự.

Đối với hàng khuyến mại, cần bổ sung:

Thể lệ và quyết định triển khai chương trình.
Hồ sơ thông báo hoặc đăng ký nếu chương trình thuộc diện phải thực hiện.
Tài liệu quảng bá, danh sách khách hàng đủ điều kiện và kết quả trao thưởng nếu có.
Bảng đối chiếu số lượng hàng theo chương trình với số lượng thực tế đã xuất.

Đối với quà cho nhân viên, cần bổ sung quy chế tài chính, quy chế phúc lợi, quyết định của người có thẩm quyền và danh sách nhân viên nhận quà. Nếu là trả lương hoặc thưởng bằng hiện vật, hồ sơ phải thống nhất với hợp đồng lao động, bảng lương và việc xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

Có hóa đơn đầu ra không đồng nghĩa khoản chi chắc chắn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Doanh nghiệp còn phải chứng minh khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ, thanh toán. Việc rà soát trước các nhóm chi phí dễ bị loại khi quyết toán thuế TNDN giúp hạn chế rủi ro khi giải trình.

Kê khai thuế và xử lý hóa đơn sai sót

Thuế GTGT đầu ra của hàng biếu tặng được kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn. Doanh nghiệp nên đối chiếu ngày xuất kho, ngày bàn giao và ngày lập hóa đơn trước khi nộp tờ khai, đồng thời theo dõi lịch kê khai thuế theo tháng, quý và năm để tránh ghi nhận sai kỳ.

Thuế GTGT đầu vào của hàng mua để biếu tặng không bị loại chỉ vì hàng được tặng miễn phí. Việc khấu trừ phụ thuộc vào mục đích sử dụng cho hoạt động chịu thuế GTGT và việc đáp ứng đầy đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ, thanh toán theo Luật Thuế GTGT và văn bản hướng dẫn hiện hành.

Nếu doanh nghiệp đã xuất quà nhưng chưa lập hóa đơn, cần rà soát thời điểm phát sinh, lập hóa đơn và thực hiện kê khai theo quy định. Nếu hóa đơn đã lập sai giá tính thuế, thuế suất hoặc tiền thuế, việc điều chỉnh hay thay thế phải thực hiện theo quy định về xử lý hóa đơn điện tử sai sót.

Khi sai sót làm thay đổi số thuế của kỳ đã kê khai, doanh nghiệp cần xác định nghĩa vụ khai bổ sung và tiền chậm nộp nếu phát sinh. Trường hợp điều chỉnh làm giảm nghĩa vụ thuế có thể tham khảo quy trình khai bổ sung làm giảm thuế GTGT phải nộp, nhưng vẫn phải căn cứ hồ sơ thực tế của từng kỳ.

Những sai sót doanh nghiệp thường gặp

Không xuất hóa đơn vì cho rằng quà tặng không có doanh thu

Đây là nhầm lẫn giữa việc không thu tiền và nghĩa vụ lập hóa đơn. Quy định về hóa đơn liệt kê rõ hàng cho, biếu, tặng thuộc trường hợp phải lập hóa đơn.

Ghi giá bằng 0 cho mọi loại quà tặng

Chỉ hàng khuyến mại thực hiện đúng pháp luật thương mại mới có giá tính thuế bằng 0. Quà tri ân hoặc quà Tết thông thường phải tính thuế theo giá hàng cùng loại hoặc tương đương.

Ghi thuế suất 0% cho hàng khuyến mại

Giá tính thuế bằng 0 không đồng nghĩa với thuế suất 0%. Doanh nghiệp cần phân biệt hai khái niệm để tránh kê khai sai chỉ tiêu thuế.

Chỉ có danh sách người nhận nhưng không có hóa đơn

Danh sách ký nhận, biên bản bàn giao và phiếu xuất kho là chứng từ chứng minh việc giao quà, nhưng không tự động thay thế hóa đơn điện tử.

Không lưu căn cứ xác định giá tính thuế

Nếu doanh nghiệp không có bảng giá, hóa đơn bán hàng tương đương hoặc tài liệu về giá thị trường, việc giải trình giá tính thuế khi thanh tra, kiểm tra sẽ gặp khó khăn.

Gọi mọi chương trình tặng hàng là khuyến mại

Tên gọi trên quyết định nội bộ không quyết định bản chất pháp lý. Chương trình phải đáp ứng điều kiện, hình thức và thủ tục theo pháp luật thương mại mới được áp dụng giá tính thuế bằng 0.

Quy trình thực hiện đề xuất cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình sau:

Xác định bản chất giao dịch: quà biếu tặng, khuyến mại, phúc lợi nhân viên hay trả lương bằng hiện vật.
Kiểm tra điều kiện pháp lý: đặc biệt là hồ sơ thông báo hoặc đăng ký đối với chương trình khuyến mại.
Phê duyệt kế hoạch: ghi rõ đối tượng, mục đích, số lượng, nguồn hàng và người chịu trách nhiệm.
Xác định giá tính thuế: lưu kèm bảng giá hoặc chứng từ so sánh đối với hàng biếu tặng.
Xuất kho và bàn giao: lập đầy đủ phiếu xuất kho, danh sách hoặc biên bản giao nhận.
Lập hóa đơn đúng thời điểm: ghi rõ hàng biếu tặng hoặc hàng khuyến mại, không thu tiền.
Kê khai và hạch toán: đối chiếu thuế GTGT đầu vào, đầu ra, chi phí và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân nếu có.
Lưu hồ sơ đồng bộ: bảo đảm số lượng trên quyết định, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận và hóa đơn không chênh lệch.

Với doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa có bộ phận thuế chuyên trách, dịch vụ kế toán Đà Nẵng hoặc dịch vụ kế toán Huế có thể hỗ trợ rà soát hồ sơ, khai báo thuế và chuẩn bị tài liệu quyết toán. Đơn vị thực hiện vẫn cần căn cứ chứng từ thực tế và văn bản có hiệu lực tại thời điểm phát sinh, thay vì áp dụng một cách xử lý chung cho mọi loại quà tặng.