Căn cứ pháp lý đang áp dụng

Việc xác định hộ kinh doanh khi nào phải dùng hóa đơn điện tử cần căn cứ đồng thời vào phương pháp quản lý thuế, doanh thu, ngành nghề và cách bán hàng. Không nên lấy quy định áp dụng cho một cửa hàng bán lẻ để suy rộng cho mọi hộ kinh doanh.

Các văn bản chính cần đối chiếu gồm:

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, đặc biệt là các quy định về hóa đơn điện tử tại Điều 90 và Điều 91.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/6/2025.
Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử.
Thông tư 40/2021/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan đến thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh.
Nghị quyết 198/2025/QH15 về một số cơ chế, chính sách phát triển kinh tế tư nhân, trong đó quy định chấm dứt phương pháp thuế khoán từ ngày 1/1/2026.

Việc chấm dứt thuế khoán làm thay đổi cách quản lý và khai thuế của hộ kinh doanh, nhưng không đồng nghĩa mọi hộ đều tự động phải sử dụng cùng một loại hóa đơn. Hộ vẫn phải được phân loại theo quy định về hóa đơn và hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Hộ kinh doanh khi nào phải dùng hóa đơn điện tử?

Có thể chia thành ba nhóm chính: phải sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên, phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và chưa thuộc diện dùng thường xuyên nhưng cần hóa đơn theo từng lần phát sinh.

Hộ thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên

Theo Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc nhóm được xác định doanh thu khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc thuộc diện khai thuế theo quy định phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi đáp ứng điều kiện áp dụng.

Khi đã đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định. Nghĩa vụ lập hóa đơn không phụ thuộc hoàn toàn vào việc người mua có yêu cầu lấy hóa đơn hay không.

Để xác định đúng phương pháp quản lý thuế trước khi đăng ký hóa đơn, hộ có thể rà soát hồ sơ khai thuế hộ kinh doanh, ngành nghề thực tế và thông báo của cơ quan thuế quản lý.

Hộ phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Từ ngày 1/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên và thuộc phạm vi hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo quy định.

Những lĩnh vực được quy định gồm các hoạt động như:

Bán hàng tại trung tâm thương mại, siêu thị.
Bán lẻ, trừ một số nhóm phương tiện có động cơ được loại trừ theo quy định.
Ăn uống, nhà hàng, khách sạn.
Vận tải hành khách và dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ.
Nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim.
Một số dịch vụ phục vụ cá nhân theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Hai điều kiện về doanh thu và hoạt động kinh doanh phải được kiểm tra theo hồ sơ thực tế. Không nên chỉ dựa vào tên gọi phổ biến của cửa hàng hoặc ngành nghề ghi trên biển hiệu. Nếu hộ kinh doanh nhiều ngành, cần xác định doanh thu và hoạt động bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo dữ liệu mà cơ quan thuế quản lý.

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là một hình thức hóa đơn điện tử, không phải hóa đơn giấy thông thường được in từ phần mềm bán hàng. Hệ thống phải có khả năng lập hóa đơn và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo chuẩn kỹ thuật.

Hộ cần hóa đơn theo từng lần phát sinh

Hộ, cá nhân kinh doanh chưa thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên nhưng có nhu cầu giao hóa đơn cho khách hàng có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Trường hợp này thường được xem xét khi hộ không sử dụng thường xuyên hệ thống hóa đơn nhưng phát sinh giao dịch cần chứng từ hợp pháp. Hộ phải khai, nộp các khoản thuế liên quan đến giao dịch trước khi hoặc theo quy trình cấp hóa đơn của cơ quan thuế.

Hóa đơn theo từng lần phát sinh không phải là cách để thay thế đăng ký hóa đơn điện tử nếu hộ đã thuộc diện bắt buộc sử dụng thường xuyên. Cơ quan thuế sẽ căn cứ tình trạng đăng ký thuế, phương pháp khai thuế, tính chất giao dịch và hồ sơ chứng minh để xử lý đề nghị.

Hộ chưa thuộc diện bắt buộc nhưng muốn đăng ký

Hộ kinh doanh chưa thuộc trường hợp bắt buộc có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khi có nhu cầu và đáp ứng điều kiện về thông tin đăng ký, hạ tầng kỹ thuật và phương thức truyền nhận dữ liệu.

Việc đăng ký tự nguyện phù hợp với hộ thường xuyên bán cho doanh nghiệp, tổ chức hoặc khách hàng cần chứng từ. Sau khi được chấp nhận, hộ phải thực hiện lập, gửi và điều chỉnh hóa đơn theo đầy đủ quy định, không chỉ xuất hóa đơn cho một số khách hàng được lựa chọn.

Phân biệt ba hình thức sử dụng hóa đơn điện tử

Hình thức	Đối tượng điển hình	Cách thực hiện
Hóa đơn điện tử có mã sử dụng thường xuyên	Hộ thuộc diện áp dụng hoặc đã đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận	Lập hóa đơn trên hệ thống, gửi cơ quan thuế cấp mã và giao cho người mua
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền	Hộ đáp ứng điều kiện về doanh thu và hoạt động bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP	Lập tại thời điểm bán hàng, kết nối và chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh	Hộ chưa dùng hóa đơn thường xuyên nhưng có giao dịch cần hóa đơn	Gửi đề nghị, khai và nộp thuế của giao dịch, sau đó nhận hóa đơn được cấp mã

Không phải phần mềm bán hàng nào cũng là giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hộ cần kiểm tra khả năng kết nối với cơ quan thuế, định dạng dữ liệu, thời điểm truyền dữ liệu và chức năng xử lý hóa đơn sai sót.

Cách xác định trường hợp của hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh có thể tự kiểm tra theo trình tự sau:

Bước 1: Xác định tình trạng đăng ký thuế

Kiểm tra mã số thuế, tên hộ, người đại diện, địa chỉ kinh doanh, địa chỉ nhận thông báo và cơ quan thuế quản lý. Thông tin sai lệch có thể khiến hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử bị từ chối hoặc phải bổ sung.

Bước 2: Xác định phương pháp khai và nộp thuế

Cần làm rõ hộ đang khai thuế theo phương pháp nào, có thuộc diện chuyển đổi phương pháp quản lý thuế hay không và đã nhận thông báo gì từ cơ quan thuế. Khi cần hỗ trợ rà soát nghĩa vụ tại địa phương, dịch vụ khai thuế hộ kinh doanh có thể giúp đối chiếu hồ sơ, doanh thu và kỳ khai thuế.

Bước 3: Kiểm tra doanh thu hằng năm

Doanh thu dùng để xác định nghĩa vụ phải có căn cứ từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực tế và dữ liệu quản lý thuế. Không nên chỉ lấy doanh thu của một tháng cao điểm để nhân lên hoặc chỉ căn cứ vào số tiền chuyển qua một tài khoản mà chưa phân loại bản chất giao dịch.

Nếu mới thành lập hoặc thay đổi quy mô, hộ nên đề nghị cơ quan thuế quản lý hướng dẫn cách xác định doanh thu áp dụng cho trường hợp cụ thể.

Bước 4: Xác định ngành nghề và cách bán hàng

Cần trả lời các câu hỏi:

Hộ có bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng không?
Hoạt động thực tế có thuộc nhóm bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, giải trí hoặc dịch vụ cá nhân được quy định không?
Hộ có điểm bán hàng, quầy thu ngân hoặc phần mềm quản lý bán hàng không?
Hộ có kinh doanh nhiều ngành với cách thu tiền khác nhau không?

Tên ngành nghề trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là căn cứ quan trọng nhưng cần đối chiếu với hoạt động thực tế.

Bước 5: Xác định nhu cầu lập hóa đơn

Nếu chỉ có một giao dịch cần hóa đơn, hộ chưa chắc phải đăng ký sử dụng thường xuyên. Ngược lại, nếu hộ phát sinh bán hàng liên tục, đã thuộc diện bắt buộc hoặc thường xuyên giao dịch với khách hàng cần chứng từ, đăng ký hóa đơn điện tử thường xuyên có thể phù hợp hơn việc xin từng lần.

Hồ sơ và quy trình đăng ký hóa đơn điện tử

Thông tin cần chuẩn bị

Trước khi đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh, nên chuẩn bị và kiểm tra:

Tên hộ kinh doanh và mã số thuế.
Họ tên, giấy tờ pháp lý và thông tin liên hệ của người đại diện hộ.
Địa chỉ trụ sở, địa điểm kinh doanh và cơ quan thuế quản lý.
Ngành nghề, phương pháp khai thuế và hình thức hóa đơn dự kiến sử dụng.
Email, số điện thoại nhận thông báo.
Tài khoản giao dịch thuế điện tử hoặc phương thức xác thực điện tử phù hợp.
Phần mềm hóa đơn, thiết bị bán hàng và giải pháp kết nối nếu dùng hóa đơn từ máy tính tiền.
Chữ ký số hoặc phương thức ký, xác thực được pháp luật và hệ thống tiếp nhận cho phép đối với từng loại hóa đơn.

Hộ không nên mua phần mềm trước khi xác định mình cần hóa đơn điện tử có mã thông thường hay hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Các bước thực hiện

Rà soát thông tin thuế: Đối chiếu tên, mã số thuế, địa chỉ và người đại diện với dữ liệu của cơ quan thuế.
Chọn hình thức hóa đơn: Xác định sử dụng hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn từ máy tính tiền hay đề nghị cấp theo từng lần phát sinh.
Chuẩn bị hệ thống: Lựa chọn giải pháp đáp ứng chuẩn dữ liệu và khả năng kết nối với cơ quan thuế.
Gửi tờ khai đăng ký: Thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu và phương thức điện tử được quy định.
Nhận thông báo: Cơ quan thuế kiểm tra và gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký theo thời hạn pháp luật quy định.
Thiết lập mẫu và quy trình bán hàng: Phân quyền người lập hóa đơn, kiểm tra thông tin hàng hóa, thuế suất, phương thức thanh toán và cách gửi hóa đơn cho khách hàng.
Lập hóa đơn thử trên hệ thống: Kiểm tra kết nối, dữ liệu đầu ra và khả năng tra cứu trước khi vận hành chính thức.

Nếu đồng thời phải thực hiện hồ sơ thuế trực tuyến, hộ có thể tham khảo quy trình kê khai thuế điện tử qua mạng để chuẩn hóa tài khoản và thông tin giao dịch.

Chuẩn bị gì khi xin hóa đơn theo từng lần phát sinh?

Hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào giao dịch và yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế. Thông thường, hộ cần chuẩn bị:

Thông tin đăng ký thuế và giấy tờ của người đại diện.
Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh theo mẫu đang áp dụng.
Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bàn giao hoặc tài liệu thể hiện nội dung giao dịch.
Thông tin người mua, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá trị và thời điểm giao dịch.
Tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng hóa nếu giao dịch thuộc trường hợp phải chứng minh.
Tờ khai thuế liên quan đến doanh thu phát sinh.
Chứng từ nộp thuế theo yêu cầu giải quyết hồ sơ.

Cơ quan thuế có thể yêu cầu làm rõ giao dịch nếu thông tin trên hợp đồng, dòng tiền, hàng hóa và nội dung đề nghị cấp hóa đơn không thống nhất. Vì vậy, hộ không nên lập nội dung hóa đơn khác với bản chất giao dịch chỉ để đáp ứng yêu cầu thanh toán của khách hàng.

Lưu ý khi xuất hóa đơn và kê khai thuế

Phải lập hóa đơn đúng thời điểm

Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn về nguyên tắc gắn với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn thường gắn với lúc hoàn thành dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trong những trường hợp pháp luật quy định.

Hộ cần đối chiếu riêng nếu kinh doanh lĩnh vực có thời điểm lập hóa đơn đặc thù. Việc đợi khách hàng yêu cầu rồi mới xuất hóa đơn có thể dẫn đến lập sai thời điểm.

Doanh thu trên hóa đơn phải được đối chiếu với hồ sơ thuế

Doanh thu hóa đơn, doanh thu phần mềm bán hàng, dòng tiền và số liệu khai thuế cần được kiểm tra định kỳ. Chênh lệch không phải lúc nào cũng là vi phạm, nhưng hộ phải giải trình được nguyên nhân như tiền đặt cọc, khoản thu hộ, hoàn tiền hoặc giao dịch bị hủy.

Khi sử dụng dịch vụ thuế điện tử, hộ nên yêu cầu phạm vi công việc bao gồm đối chiếu hóa đơn đầu ra, tờ khai và thông báo của cơ quan thuế, thay vì chỉ cài đặt phần mềm.

Không tự ý hủy hóa đơn sai

Nếu hóa đơn đã lập có sai sót, hộ phải xử lý theo cơ chế điều chỉnh hoặc thay thế tương ứng với loại sai sót và tình trạng gửi hóa đơn. Không nên xóa dữ liệu trên phần mềm bán hàng hoặc lập lại hóa đơn mà không có dấu vết xử lý.

Không suy rộng từ hộ này sang hộ khác

Hai hộ cùng kinh doanh ăn uống có thể có nghĩa vụ khác nhau nếu doanh thu, phương pháp khai thuế hoặc tình trạng đăng ký hóa đơn khác nhau. Tương tự, hộ có doanh thu lớn nhưng hoạt động không thuộc nhóm bán trực tiếp cho người tiêu dùng cần được đối chiếu riêng, không mặc nhiên áp dụng quy trình máy tính tiền chỉ vì vượt ngưỡng doanh thu.

Hộ kinh doanh tại Đà Nẵng và Huế nên làm gì?

Hộ kinh doanh tại Đà Nẵng và Huế nên bắt đầu bằng việc kiểm tra thông tin đăng ký thuế, doanh thu, ngành nghề thực tế và thông báo của cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nếu thuộc diện chuyển sang hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, cần đồng bộ quy trình thu ngân, lập hóa đơn, truyền dữ liệu và kê khai thuế trước khi vận hành.

Khi lựa chọn dịch vụ kế toán Đà Nẵng hoặc dịch vụ kế toán Huế, hộ nên yêu cầu đơn vị cung cấp xác định rõ căn cứ phân loại, loại hóa đơn cần dùng, phạm vi khai báo thuế và trách nhiệm xử lý sai sót. Dịch vụ kế toán phù hợp không chỉ hỗ trợ đăng ký phần mềm mà còn phải kiểm tra tính thống nhất giữa hóa đơn, sổ theo dõi doanh thu, hồ sơ khai thuế và dữ liệu thanh toán.

Tóm lại, hộ kinh doanh phải dùng hóa đơn điện tử khi thuộc nhóm được pháp luật quy định, đã đăng ký và được chấp nhận sử dụng, hoặc đáp ứng điều kiện bắt buộc dùng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Hộ chưa thuộc diện dùng thường xuyên nhưng có giao dịch cần hóa đơn có thể đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Việc kết luận phải dựa trên hồ sơ của từng hộ, không chỉ dựa vào ngành nghề hoặc nhu cầu của một khách hàng.