Khi ngày cuối cùng của thời hạn khai thuế hoặc nộp thuế trùng ngày nghỉ theo quy định, thời hạn được chuyển sang ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ. Tuy nhiên, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần phân biệt thời hạn nộp hồ sơ với thời hạn nộp tiền, đồng thời kiểm tra lịch nghỉ chính thức và thông báo của cơ quan có thẩm quyền.
Căn cứ xác định hạn nộp thuế trùng ngày nghỉ
Điều 86 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định: nếu thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế, thời hạn cơ quan quản lý thuế giải quyết hồ sơ hoặc thời hạn hiệu lực của quyết định cưỡng chế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ đó.
Quy tắc này áp dụng trực tiếp cho hai mốc thường gặp:
- Hạn nộp hồ sơ khai thuế.
- Hạn nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước.
Ngày nghỉ cần được xác định theo quy định về nghỉ hằng tuần và nghỉ lễ, Tết tại Điều 111, Điều 112 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, cùng lịch nghỉ hoặc lịch làm việc được cơ quan có thẩm quyền công bố cho từng thời kỳ.
Cách gọi “gia hạn sang ngày làm việc tiếp theo” khá phổ biến, nhưng đây không phải thủ tục xin gia hạn riêng. Nếu ngày cuối cùng thực sự trùng ngày nghỉ theo quy định, thời hạn được xác định lại theo Điều 86 mà người nộp thuế không phải nộp đơn đề nghị. Trường hợp xin gia hạn vì thiên tai, thảm họa, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ hoặc nguyên nhân khác được pháp luật cho phép là một thủ tục khác và phải đáp ứng điều kiện tương ứng.
Cách xác định ngày cuối cùng phải nộp
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể thực hiện theo bốn bước sau.
Bước 1: Xác định loại nghĩa vụ thuế
Trước tiên, cần làm rõ nghĩa vụ đang được theo dõi là:
- Hồ sơ khai thuế theo tháng, quý, năm hoặc từng lần phát sinh.
- Hồ sơ quyết toán thuế.
- Tiền thuế do người nộp thuế tự tính.
- Tiền thuế phải nộp theo thông báo hoặc quyết định của cơ quan thuế.
- Hồ sơ bổ sung, giải trình hoặc nghĩa vụ có thời hạn riêng.
Mỗi loại hồ sơ có cách tính thời hạn khác nhau. Người phụ trách có thể đối chiếu lịch kê khai thuế doanh nghiệp theo tháng, quý, năm trước khi xét ngày cuối cùng có trùng lịch nghỉ hay không.
Bước 2: Tìm thời hạn gốc trong văn bản hoặc thông báo
Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định các thời hạn nộp hồ sơ khai thuế phổ biến. Chẳng hạn, hồ sơ khai theo tháng thường có hạn vào ngày thứ 20 của tháng tiếp theo; hồ sơ khai theo quý thường có hạn vào ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo. Hồ sơ quyết toán năm có thời hạn riêng tùy chủ thể và loại hồ sơ.
Thời hạn nộp tiền thuế được xác định theo Điều 55 Luật Quản lý thuế và các quy định riêng cho từng khoản thu. Đối với trường hợp người nộp thuế tự tính thuế, thời hạn nộp tiền nhìn chung gắn với ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Không nên mặc định mọi khoản thuế đều có hạn nộp tiền trùng với hạn nộp tờ khai. Nếu nghĩa vụ phát sinh theo thông báo, quyết định hoặc quy định chuyên ngành, phải dùng đúng ngày ghi trong văn bản tương ứng.
Bước 3: Kiểm tra ngày cuối cùng có phải ngày nghỉ không
Sau khi tìm được thời hạn gốc, hãy đối chiếu với:
- Lịch nghỉ hằng tuần áp dụng theo quy định.
- Lịch nghỉ lễ, Tết chính thức.
- Ngày nghỉ hoán đổi và ngày làm bù nếu có.
- Thông báo của cơ quan thuế, kho bạc, ngân hàng hoặc cơ quan có thẩm quyền liên quan.
Không nên tự động coi mọi ngày thứ Bảy là ngày nghỉ trong mọi tình huống. Cần xác định đó có phải ngày nghỉ theo lịch làm việc được áp dụng hay không. Ngược lại, một ngày trong tuần có thể là ngày nghỉ do lịch nghỉ lễ hoặc nghỉ hoán đổi chính thức.
Bước 4: Chuyển sang ngày làm việc liền kề sau kỳ nghỉ
Nếu ngày cuối cùng trùng ngày nghỉ theo quy định, hạn nộp được chuyển đến ngày làm việc liền kề ngay sau chuỗi ngày nghỉ. Nếu ngày tiếp theo vẫn là ngày nghỉ thì tiếp tục tính đến ngày làm việc đầu tiên sau đó.
Quy tắc này áp dụng cho việc xác định ngày cuối cùng, không có nghĩa doanh nghiệp phải chờ đến ngày đó mới nộp. Chuẩn bị sớm hồ sơ khai thuế đầy đủ và chính xác giúp giảm rủi ro khi cổng điện tử, chữ ký số hoặc tài khoản ngân hàng phát sinh sự cố.
Các tình huống minh họa bằng mốc giả định
Các mốc dưới đây chỉ nhằm minh họa cách tính, không phải lịch thuế của một kỳ cụ thể.
Trường hợp 1: Hạn nộp tờ khai rơi vào Chủ nhật
Giả sử ngày cuối cùng nộp một tờ khai là Chủ nhật ngày 20. Thứ Hai ngày 21 là ngày làm việc bình thường và không thuộc kỳ nghỉ lễ.
Khi đó, hạn nộp tờ khai được chuyển sang hết ngày thứ Hai ngày 21. Đây là trường hợp hạn nộp tờ khai ngày lễ hoặc ngày nghỉ được tính sang ngày làm việc liền kề theo Điều 86 Luật Quản lý thuế.
Trường hợp 2: Ngày cuối cùng nằm trong chuỗi nghỉ lễ
Giả sử thời hạn gốc là thứ Tư ngày 30, nhưng ngày này thuộc lịch nghỉ lễ chính thức kéo dài đến hết thứ Năm ngày 1. Thứ Sáu ngày 2 là ngày làm việc đầu tiên sau kỳ nghỉ.
Hạn nộp được chuyển sang thứ Sáu ngày 2, không phải thứ Năm ngày 1 vì ngày đó vẫn nằm trong chuỗi nghỉ.
Trường hợp 3: Hạn khai thuế và hạn nộp tiền cùng ngày
Giả sử doanh nghiệp tự tính thuế và thời hạn nộp tiền của khoản thuế đó trùng với hạn nộp hồ sơ. Ngày cuối cùng rơi vào ngày nghỉ theo quy định, còn ngày hôm sau là ngày làm việc.
Trong trường hợp không có quy định riêng, cả hạn nộp hồ sơ và hạn nộp tiền được xác định sang ngày làm việc liền kề. Doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra riêng từng nghĩa vụ, đặc biệt khi thực hiện kê khai thuế GTGT theo quy định hiện hành.
Trường hợp 4: Hạn nộp tiền ghi trong thông báo
Giả sử hộ kinh doanh nhận thông báo thuế ghi ngày cuối cùng phải nộp là thứ Hai ngày 3. Ngày này thuộc lịch nghỉ chính thức và thứ Ba ngày 4 là ngày làm việc bình thường.
Về nguyên tắc, ngày cuối cùng được tính sang thứ Ba ngày 4. Tuy nhiên, người nộp thuế nên đọc toàn bộ nội dung thông báo và kiểm tra hướng dẫn của cơ quan ban hành, thay vì chỉ dựa vào lịch kê khai chung.
Trường hợp 5: Ngày tiếp theo là ngày làm bù
Giả sử hạn gốc trùng ngày nghỉ, nhưng ngày kế tiếp được cơ quan có thẩm quyền xác định là ngày làm bù. Nếu đó là ngày làm việc liền kề theo lịch chính thức thì có thể trở thành ngày cuối cùng phải thực hiện nghĩa vụ.
Do lịch nghỉ và làm bù có thể thay đổi theo từng năm, không nên suy đoán chỉ dựa trên thứ trong tuần.
Lưu ý khi khai và nộp thuế điện tử
Hệ thống điện tử có thể tiếp nhận giao dịch ngoài giờ hành chính, nhưng việc xác định đã nộp đúng hạn còn phụ thuộc vào thời điểm giao dịch được hệ thống ghi nhận và trạng thái tiếp nhận hồ sơ hoặc thanh toán.
Người nộp thuế nên lưu:
- Thông báo tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử.
- Thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận hồ sơ.
- Mã giao dịch và thời gian hệ thống ghi nhận.
- Chứng từ nộp ngân sách nhà nước.
- Thông báo trích nợ hoặc kết quả giao dịch từ ngân hàng.
Việc phần mềm hiển thị đã gửi chưa chắc đồng nghĩa hồ sơ đã được chấp nhận. Nếu hồ sơ bị từ chối do sai định dạng, sai thông tin hoặc lỗi chữ ký số, doanh nghiệp cần xử lý và gửi lại trong thời hạn. Có thể sử dụng ứng dụng hỗ trợ kê khai thuế phù hợp, nhưng vẫn phải kiểm tra kết quả tiếp nhận trên hệ thống thuế điện tử.
Nếu cổng thuế điện tử hoặc hệ thống thanh toán gặp sự cố, người nộp thuế nên lưu ảnh màn hình, thông báo lỗi, mã giao dịch và liên hệ cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ. Không nên tự kết luận rằng sự cố kỹ thuật đương nhiên làm phát sinh một thời hạn mới nếu chưa có căn cứ hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền.
Cách hạn chế rủi ro nộp chậm
Doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên áp dụng các biện pháp sau:
- Lập lịch thuế riêng theo tháng, quý và năm cho từng mã số thuế.
- Theo dõi độc lập hạn nộp tờ khai, hạn nộp tiền và hạn quyết toán thuế.
- Đối chiếu lịch nghỉ lễ, nghỉ hằng tuần và lịch làm bù chính thức.
- Hoàn thành hồ sơ trước hạn thay vì chờ ngày làm việc cuối cùng sau kỳ nghỉ.
- Kiểm tra số dư tài khoản, chữ ký số và quyền truy cập hệ thống thuế điện tử.
- Lưu đầy đủ thông báo tiếp nhận, chứng từ nộp tiền và tài liệu giải trình.
- Kiểm tra thông báo mới của cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nhất là trong các kỳ nghỉ dài hoặc khi có thay đổi chính sách.
Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh tại Đà Nẵng và Huế, sử dụng dịch vụ kế toán, khai báo thuế hoặc quyết toán thuế có thể giúp kiểm soát đồng thời nhiều thời hạn và hồ sơ. Khi lựa chọn dịch vụ kế toán Đà Nẵng hoặc dịch vụ kế toán Huế, nên yêu cầu đơn vị phụ trách cung cấp lịch công việc, người chịu trách nhiệm, bằng chứng nộp hồ sơ và chứng từ nộp tiền cho từng kỳ.
Quy định thuế có thể được sửa đổi, bổ sung và lịch nghỉ có thể khác nhau theo từng năm. Vì vậy, trước ngày đến hạn, người nộp thuế cần kiểm tra phiên bản văn bản đang có hiệu lực, thông báo của cơ quan thuế quản lý trực tiếp và lịch nghỉ do cơ quan có thẩm quyền công bố. Đây là cơ sở an toàn hơn so với việc chỉ dựa vào một lịch nhắc việc hoặc thông tin truyền miệng.